Pecunia : Le logiciel Cash Center pour les transporteurs de fonds, les banques et les caisses d’épargne
Optimisez vos processus de gestion des espèces grâce à notre suite ERP.
Aperçu des fonctionnalités
Pecunia numérise l’ensemble des processus liés aux espèces, depuis le traitement des billets et monnaies jusqu’à la gestion des commandes, la planification et l’optimisation des tournées de transport de fonds. Grâce à des fonctionnalités complètes telles que la surveillance en temps réel, la facturation automatisée et le reporting centralisé, Pecunia garantit une efficacité maximale de vos opérations quotidiennes ainsi qu’une transparence totale vis-à-vis de vos clients. Certifiée OPDV, la solution est utilisée aussi bien par les transporteurs de fonds que par les banques et caisses d’épargne exploitant leur propre centre fiduciaire.
Solution ERP de bout en bout
Notre suite ERP permet, grâce à l’intégration de l’infrastructure technique, une gestion numérique de l’ensemble des étapes du processus. Les fonctionnalités Track & Trace assurent un contrôle continu et un niveau de conformité élevé, tandis que les processus digitalisés augmentent la transparence et l’efficacité.
Transparence étape par étape
La gestion des pools de trésorerie comprend des fonctions de caisse centrale numérique, un gestionnaire d’écritures SEPA et un contrôle précis des stocks. Les clôtures journalières sont générées automatiquement afin de garantir sécurité et visibilité sur les encours.
Gestion des commandes, facturation et comptabilité
Qu’il s’agisse de l’approvisionnement ou de la collecte d’espèces dans les agences, de la maintenance des équipements, des commandes de pièces ou encore des processus de facturation et de comptabilité digitalisés, le module de gestion des commandes garantit des processus continus ainsi qu’une communication simplifiée avec les clients et les agences.
Planification et exécution de la logistique de transport
De la collecte des données sur le terrain à l’optimisation des itinéraires, les modules de logistique des contenants et de planification des tournées répondent à toutes les exigences du transport moderne de valeurs.
Une intégration parfaite à votre Cash Center
Pecunia s’intègre facilement dans votre environnement informatique et propose de nombreuses interfaces API standard du secteur.
Points forts techniques
- Interfaces standard d’import/export telles que XML et Excel
- Connexion aux banques centrales via CashEDI
- Solutions cloud et on-premise conformes au RGPD avec stockage et transmission de données chiffrés (HTTPS, SFTP)
- Architecture cloud redondante avec scénarios de reprise après sinistre et stratégie multi-sauvegardes
- Base de données partagée universelle pour l’interconnexion avec d’autres systèmes internes
- Intégration de matériels tels que les compteuses de billets et de pièces
- Génération de rapports sous forme d’impression, de pièce jointe par e-mail ou de fichier
- Création automatisée de rapports
- Planificateur pour l’envoi automatique des rapports
- Création personnalisée de rapports par les utilisateurs
- Compatibilité avec les principaux systèmes ERP et comptables
Possibilités d’extension spécifiques aux besoins du client
Grâce à notre équipe de développement interne disposant de nombreuses années d’expérience dans le secteur, toutes nos solutions peuvent être adaptées à vos besoins spécifiques ou enrichies de fonctionnalités supplémentaires. Nous développons des extensions sur mesure afin d’intégrer parfaitement nos logiciels à vos processus métier et de répondre précisément à vos exigences opérationnelles.
Fonctionnalités détaillées
Sécurité sans faille et gestion intelligente des processus
Grâce à une solution ERP de bout en bout, vous intégrez l’ensemble de vos processus métier au sein d’une seule plateforme. La connexion aux compteuses de billets et de pièces, aux terminaux mobiles ainsi qu’aux systèmes logistiques garantit une circulation fluide des données, tandis que les fonctionnalités de Track & Trace assurent un suivi précis de chaque contenant ou sac sécurisé. La solution veille à ce que chaque étape, de l’enlèvement à la livraison, soit exécutée dans le respect des exigences réglementaires et de conformité.
Vos avantages en un coup d’œil
- Sécurité maximale : une surveillance et une traçabilité complètes de chaque étape garantissent le respect des normes les plus élevées en matière de sécurité et de protection des données.
- Efficacité grâce à l’automatisation des processus : la réduction des tâches manuelles limite les erreurs et optimise l’utilisation des ressources.
- Transparence et contrôle : les informations en temps réel offrent une visibilité complète et un pilotage précis de toutes les opérations en cours et terminées.
Intégration de l’infrastructure technique
La solution prend en charge un large éventail de machines de comptage, de systèmes vidéo et d’appareils mobiles. Les données sont transmises de manière sécurisée grâce au chiffrement, tandis que les interfaces avec ALVARA ICC et d’autres systèmes assurent une intégration fluide dans les processus existants.
Track & Trace en détail
Chaque opération est entièrement traçable, de sa création jusqu’à sa livraison. Les contenants et sacs sécurisés sont identifiés par code-barres ou QR code, scannés et mis à jour en temps réel. Vous savez ainsi à tout moment où se trouve une opération et dans quel état elle se trouve.
Génération automatique de rapports
Le logiciel génère automatiquement des rapports concernant, par exemple, le statut des opérations, la documentation des sacs sécurisés ou les écarts constatés. Toutes les informations nécessaires aux analyses internes ou aux justificatifs externes sont ainsi disponibles à tout moment.
Intégration avec ALVARA ICC
Grâce à l’intégration directe avec ALVARA ICC, les données clients, les résultats de comptage et les informations comptables sont transférés automatiquement. Cela garantit une cohérence des données et une gestion efficace des processus.
Transparence à chaque étape : contrôle et visibilité en temps réel
La traçabilité de chaque mouvement garantit un contrôle maximal des stocks et des processus. Les fonctions de caisse centrale numérique et le gestionnaire d’écritures SEPA simplifient la gestion des pools de liquidités, tandis qu’un contrôle précis des stocks est assuré. Les clôtures journalières automatisées facilitent la conformité réglementaire et les exigences des assurances. Une connexion directe avec la banque centrale via des procédures EDI adaptées au pays est naturellement incluse.
Vos avantages
- Contrôle et visibilité maximaux : documentation complète de tous les mouvements de fonds
- Optimisation des ressources : automatisation des processus et réduction des tâches manuelles
- Sécurité du suivi des stocks : contrôles précis des contre-valeurs et clôtures automatiques
Fonctions de caisse centrale numérique
Le logiciel représente numériquement les caisses principales physiques et permet une gestion transparente de tous les pools de liquidités. Les transferts entre pools et postes de comptage sont automatiquement enregistrés et traçables.
Livre de caisse flexible
Le livre de caisse intégré s’adapte aux besoins spécifiques de chaque organisation et offre une vision détaillée des flux d’espèces en temps réel.
Clôtures journalières automatisées
Les clôtures journalières prennent en compte l’ensemble des mouvements et écarts constatés, réduisant les erreurs et fournissant une base fiable pour la comptabilité.
Contrôle précis des stocks
La comparaison entre le stock physique et les données enregistrées permet d’identifier rapidement toute divergence.
Gestion centralisée des opérations
Avec une gestion centralisée des commandes, vous pilotez l’ensemble de vos processus liés aux espèces de manière claire et efficace. Qu’il s’agisse d’approvisionnement ou de collecte d’espèces, de maintenance des équipements ou de commandes de monnaie, chaque opération est enregistrée et suivie de manière structurée.
Vos avantages
- Traitement continu des opérations : automatisation des processus et réduction des erreurs
- Communication efficace : meilleure coordination avec les clients et les agences
- Facturation automatisée : génération automatique des factures et réduction de la charge administrative
Gestion centralisée des commandes
Toutes les demandes sont enregistrées avec des identifiants uniques et leur statut est visible en temps réel.
Facturation intégrée
Les factures sont générées automatiquement en fonction des prestations réalisées, puis transmises aux clients ou archivées.
Intégration avec la comptabilité
Les données comptables sont transférées automatiquement vers les systèmes financiers, réduisant les tâches administratives et garantissant la cohérence des informations.
Approvisionnement des agences et commandes de monnaie
Le logiciel prend en charge les besoins spécifiques des agences, notamment pour la gestion du fonds de caisse et des commandes de pièces.
Configuration au niveau client
Le système permet de configurer des exigences spécifiques à chaque client, telles que des modèles de facturation personnalisés ou des formats de reporting adaptés. La solution reste ainsi flexible et évolutive afin de s’adapter parfaitement aux besoins et aux processus de chaque organisation.
Planification et optimisation des tournées : l’efficacité sur chaque itinéraire
De la collecte des données à l’optimisation des itinéraires, la solution permet une planification et une gestion précises des transports de fonds modernes. Grâce aux informations en temps réel, vous gardez une visibilité permanente sur l’emplacement des contenants et le statut des transports. Les tournées optimisées réduisent considérablement le nombre de kilomètres à vide, tandis que les ajustements quotidiens garantissent la flexibilité nécessaire pour s’adapter rapidement aux nouvelles exigences. Résultat : une logistique plus efficace et plus économique.
Vos avantages en un coup d’œil
- Efficacité maximale : une planification optimisée des itinéraires réduit les temps de trajet et les coûts tout en améliorant le taux d’utilisation des véhicules.
- Suivi en temps réel : chaque mouvement des contenants est enregistré et traçable en temps réel.
- Flexibilité de planification : des ajustements quotidiens permettent une gestion dynamique et une réaction rapide aux changements.
Planification numérique des itinéraires
Grâce à l’intégration d’applications tierces, la plateforme prend en compte lors de la planification des tournées des facteurs tels que la localisation des clients, les volumes transportés et les conditions de circulation. Elle permet ainsi de définir des itinéraires optimisés qui réduisent les temps de trajet et les coûts tout en améliorant l’efficacité opérationnelle.
Suivi en temps réel des contenants
Les QR codes et codes-barres apposés sur chaque contenant permettent une traçabilité complète tout au long du processus. Grâce aux terminaux mobiles, les informations relatives à la localisation et au statut des contenants sont transmises directement au système en temps réel, garantissant une visibilité permanente et une mise à jour immédiate des données.
Réduction des kilomètres à vide
Des algorithmes intelligents optimisent la planification des tournées et permettent d’éviter les trajets inutiles. Cette approche contribue à réduire les temps de déplacement, à diminuer la consommation de carburant et à améliorer l’efficacité globale des opérations logistiques.
Ajustements en temps réel
Les changements de situation, tels que les demandes de dernière minute ou les retards imprévus, peuvent être pris en compte en temps réel. La planification des tournées s’adapte de manière dynamique afin de garantir le bon déroulement des opérations et une exécution fluide des transports, même dans des conditions changeantes.
Intégration aux systèmes logistiques
Grâce à des interfaces standardisées, la solution peut être connectée aux systèmes et équipements existants. Cette interopérabilité garantit une intégration fluide dans votre infrastructure logistique et informatique actuelle, facilite les échanges de données et assure une continuité optimale des processus.
Optimisez davantage vos processus grâce à nos modules complémentaires
Étendez les fonctionnalités de Pecunia grâce à nos modules additionnels optionnels, spécialement conçus pour accroître l’efficacité, l’automatisation et la performance de vos opérations quotidiennes. Qu’il s’agisse d’optimiser vos processus logistiques, de simplifier la saisie des commandes ou d’automatiser la facturation, nos extensions vous permettent d’exploiter tout le potentiel de votre logiciel Cash Center et d’adapter la solution à vos besoins spécifiques.
Logistics App – Gestion efficace des tournées et de la logistique fiduciaire
La Logistics App simplifie et optimise votre logistique des espèces en guidant les chauffeurs et convoyeurs de fonds de manière sûre et efficace tout au long du processus. Grâce à cette application mobile intuitive, les utilisateurs reçoivent des instructions claires pour leurs tournées, peuvent scanner les contenants et documenter les remises, tandis que vous suivez en temps réel le statut de l’ensemble des contenants. Avec des fonctionnalités telles que l’identification numérique des convoyeurs de fonds et les bons de livraison numériques, l’application garantit un niveau maximal de transparence et de sécurité.
Vos avantages en un coup d’œil
- Sécurité : un double chiffrement des communications ainsi qu’une sauvegarde des données dans le cloud garantissent les normes de sécurité les plus élevées.
- Transparence : visibilité complète sur toutes les tournées et les rapports de statut, accessibles en temps réel depuis un point de contrôle central.
- Efficacité : une utilisation intuitive, des justificatifs numériques et une identification dématérialisée réduisent les temps d’arrêt et accélèrent les opérations.
Intégration transparente
Notre solution basée sur Android fonctionne en parfaite synergie avec la plateforme Interactive Cash Control (ICC). Vous bénéficiez ainsi d’un échange de données en temps réel et d’une synchronisation optimale entre les chauffeurs sur le terrain et le centre de contrôle, garantissant des processus fluides, une meilleure réactivité et une visibilité complète sur les opérations en cours.
Gestion des tournées et replanification
La Logistics Mobile App offre aux conducteurs une vue claire et structurée des tournées qui leur sont attribuées. Chaque conducteur accède uniquement à son propre itinéraire, planifié et optimisé de manière centralisée dans Pecunia. Cette approche garantit une meilleure visibilité, simplifie l’exécution des missions et contribue à une gestion plus efficace des opérations sur le terrain.
Identification numérique des convoyeurs de fonds
L’authentification s’effectue de manière simple et sécurisée grâce à un QR code. Les convoyeurs de fonds autorisés peuvent ainsi s’identifier rapidement, ce qui facilite l’accès aux locaux des clients et réduit les temps d’arrêt lors des interventions. Les listes d’identification papier deviennent également inutiles, contribuant à la dématérialisation des processus et à une efficacité accrue.
Reçu numérique
Les remises sont effectuées sans papier, signées numériquement directement sur l’appareil mobile et archivées de manière sécurisée dans le cloud. Cette approche élimine la documentation manuelle, réduit les tâches administratives et améliore considérablement la traçabilité ainsi que la transparence de chaque opération.
Générateur de codes à usage unique
Des codes de sécurité à usage unique sont générés dynamiquement pour une durée limitée. Ils garantissent que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux distributeurs automatiques de billets (ATM) ou aux coffres-forts intelligents (Smart Safes), renforçant ainsi la sécurité des opérations et le contrôle des accès.
Suivi en temps réel
Tous les mouvements des contenants sont enregistrés et documentés sans interruption, permettant aux chauffeurs comme au centre de contrôle de conserver une visibilité complète à tout moment. L’intégration avec ICC garantit une synchronisation fluide et instantanée de l’ensemble des données, assurant ainsi une information toujours à jour et une coordination optimale des opérations.
CashOrder Portal : la saisie numérique efficace des commandes clients
Avec le CashOrder Portal, vous permettez à vos clients de créer facilement et numériquement leurs demandes d’approvisionnement et de collecte de fonds. La plateforme offre une interface utilisateur intuitive, une intégration automatique de CashEDI ainsi que des fonctionnalités de Track & Trace. Toutes les données de commande sont intégrées de manière transparente dans Pecunia et sont immédiatement disponibles pour un traitement ultérieur. La collaboration entre les transporteurs de fonds et leurs clients est ainsi simplifiée et accélérée.
Vos avantages en un coup d’œil
- Satisfaction client : traitement rapide et simple des commandes.
- Automatisation des processus : intégration directe dans Pecunia pour une gestion sans rupture de processus.
- Transparence : les clients peuvent suivre l’état de leurs commandes à tout moment.
Saisie simple des commandes
Les clients peuvent créer leurs demandes d’approvisionnement et de collecte de fonds en quelques clics seulement. Grâce à des paramètres prédéfinis adaptés à chaque client, les processus sont standardisés, rapides à exécuter et particulièrement faciles à utiliser.
Intégration CashEDI
Le portail génère automatiquement les avis de livraison ainsi que les bons de livraison certifiés destinés à la Bundesbank. Toutes les données sont transmises de manière fiable et sans erreur, puis archivées dans le respect des exigences d’audit et de traçabilité, garantissant ainsi une documentation sécurisée et conforme aux réglementations en vigueur.
Track & Trace
Chaque commande peut être suivie en temps réel, de manière transparente et précise. Les clients ont à tout moment une visibilité complète sur le statut de leurs demandes, ce qui améliore la transparence, renforce la confiance et facilite le suivi des opérations en cours.
Intégration directe dans Pecunia
Toutes les données de commande sont intégrées de manière transparente dans Pecunia. Elles y sont automatiquement traitées et transmises aux processus suivants, sans rupture de flux ni ressaisie manuelle. Cette intégration garantit une continuité optimale des opérations, réduit les erreurs et améliore l’efficacité globale des processus.
Fakturio : la solution pour une facturation précise et automatisée
Fakturio optimise vos processus de facturation et garantit que l’ensemble des prestations fournies soient facturées de manière fiable et sans erreur. De la gestion des données contractuelles à la génération automatique des factures, Fakturio prend en charge toutes les étapes essentielles du processus. Grâce à des fonctions flexibles de reporting et d’export, vous bénéficiez d’un contrôle total et d’une visibilité complète sur vos activités de facturation.
Vos avantages en un coup d’œil
- Efficacité : automatisez les processus récurrents et gagnez un temps précieux.
- Fiabilité : réduisez les écarts et les erreurs grâce à un traitement précis des données.
- Flexibilité : personnalisez les rapports et les types de facturation selon les exigences de chaque client.
Gestion des données contractuelles
Avec Fakturio, vous gérez l’ensemble des données contractuelles de manière centralisée au sein d’une seule plateforme. Définissez précisément les produits de base, les conditions tarifaires des clients et les types de facturation afin d’adapter vos processus de facturation aux accords spécifiques de chaque client. Les modifications et mises à jour peuvent être effectuées à tout moment, simplement et rapidement, garantissant ainsi une flexibilité maximale et une gestion efficace des contrats.
Gestion ciblée de la facturation
Créez des facturations précises sur la base de types de factures et de produits prédéfinis. Fakturio permet de répondre efficacement aux exigences spécifiques de chaque client en attribuant des modèles de facturation personnalisés et en adaptant les processus aux conditions contractuelles convenues. Vous bénéficiez ainsi d’une gestion de la facturation flexible, fiable et parfaitement maîtrisée.
Facturation automatisée
Les prestations réalisées sont enregistrées automatiquement et intégrées directement dans le processus de facturation. Fakturio génère les factures conformément aux conditions contractuelles enregistrées, ce qui réduit considérablement les tâches manuelles, accélère les processus administratifs et minimise les risques d’erreur. Vous bénéficiez ainsi d’une facturation fiable, précise et parfaitement conforme aux accords conclus avec vos clients.
Export DATEV
Simplifiez votre comptabilité grâce à Fakturio. La solution exporte automatiquement les données de facturation pertinentes au format DATEV, permettant une intégration fluide dans votre système de comptabilité financière. Vous gagnez ainsi du temps, réduisez les tâches administratives et limitez les efforts de rapprochement entre la facturation et la comptabilité.
Reporting et écritures comptables
Gardez une vue d’ensemble complète de votre activité. Créez des rapports détaillés sur les prestations réalisées, les postes ouverts et les écritures comptables. Les fonctionnalités de reporting flexibles fournissent des informations précieuses pour vos analyses internes et vous aident à prendre des décisions éclairées grâce à une meilleure visibilité sur vos données financières et opérationnelles.
Formats d’export disponibles
Les données et documents peuvent être exportés dans les formats suivants :
- ZUGFeRD
- Factur-X / XRechnung (selon les exigences réglementaires et pays concernés)
Ces formats garantissent un échange de données simple, conforme et efficace avec vos clients, partenaires et systèmes comptables.
Certification OPDV : confiance et sécurité pour vos processus
Pecunia est officiellement certifié OPDV et répond ainsi aux exigences les plus élevées de l’organisation des caisses d’épargne allemandes (Sparkassenorganisation). Cette certification atteste de la sécurité, de la conformité et de la fiabilité des audits de notre logiciel, vous garantissant un niveau maximal de conformité réglementaire et d’efficacité dans la gestion de vos processus de traitement et de logistique des espèces.
