Effizienz bei der Bargeldversorgung: Digitale Dokumentation des Wechselgeldempfangs
Zwischen Engpass und Überfluss: Täglich müssen Filialen den Spagat zwischen zu viel Bargeld und zu wenig Bargeld in den Kassen schaffen. Was einfach klingt, ist in Wirklichkeit eine Herausforderung. Gerade dann, wenn manuelle Prozesse beim Zählen oder beim Kassenabgleich dominieren. Dabei verspricht bereits ein Schritt in Richtung Digitalisierung im Tresor- und Backoffice-Prozess einen erheblichen Effizienzgewinn: die digitale Dokumentation des Wechselgeldempfangs.
Gut aufgestellte Kasse?
Es ist ein Fakt: Fehlendes oder nicht passendes Wechselgeld in der Kasse wirkt sich negativ auf den Kassiervorgang aus – insbesondere zeitlich. Finden Kassierer nicht auf Anhieb passende Münzen und Scheine, steigt die Wartezeit. Im schlimmsten Fall sinkt damit ebenso die Kundenzufriedenheit.
Mit den vorherrschenden Strukturen lässt sich ein Idealzustand von ausreichend gefüllten Kassen jedoch häufig nicht erreichen. Einer der Gründe liegt in der dezentralen Verwaltung der Wechselgeldbestellungen. Jede einzelne Filiale verantwortet die Organisation selbst. Damit verbunden sind allen voran intransparente Abläufe rund um Bestellungen, Tresorbestände und den Bestandsabgleich, was in Vertretungssituationen doppelt fordert. Zu viel Wechselgeld auf Vorrat zu lagern, würde wiederum zusätzliche Prozesskosten und Platzbedarf nach sich ziehen, was ebenso keine Option ist.
Außerdem erschwert die manuelle Dokumentation die effiziente Arbeit, erhöht das Fehlerrisiko und sorgt für Intransparenz. Dies wird durch mangelnde Kenntnis über die erfolgreiche und korrekte Lieferung noch verstärkt und kann demnach das Clearing gefährden.
Istzustand: manuelle Dokumentation des Wechselgeldempfangs
Dabei fällt der Dokumentation eine zentrale Rolle zu. Schließlich entscheidet ein sauber dokumentierter Empfang des Wechselgelds in der Filiale über den korrekten Zahlungsabgleich – und verhindert mögliche Sanktionen im Rahmen einer Kassenprüfung. Papierbelege, handschriftliche Quittungen oder Excel-Listen: Dass manuell-dominierte Prozesse hier nicht ausreichend Nachvollziehbarkeit für Mitarbeiter im Backoffice bieten und für Lücken sorgen können, ist den meisten Verantwortlichen bewusst.
Auf der sicheren Seite stehen Retailer bei Abgleichen, wenn sie auf eine digitale Dokumentation setzen. Von der Prozessautomatisierung des Abgleichs mit Bestellungen und Differenzmeldungen bei Abweichungen über Ressourceneinsparung und optimierte Datenqualität dank zentraler Verfügbarkeit bis hin zu einer verbesserten Zusammenarbeit und letztlich der erhofften Effizienzsteigerung, sind hier die typischen Digitalisierungsvorteile zu erwarten. Wie das in der Praxis aussieht?
Sollzustand: Digitale Dokumentation als Alltagserleichterung
Mit Softwareunterstützung lässt sich der Empfang von Wechselgeld deutlich einfacher und sicherer gestalten. Wahlweise per App- oder Web-Anwendung können Mitarbeiter Anlieferungen direkt bei Übergabe bestätigen und auch Differenzen oder Falschlieferungen sofort erkennen und erfassen. Als zusätzliche Nachweise können Fotobelege dienen – eine Funktion, die einige Lösungen optional anbieten, um zusätzliche Absicherung zu bieten. Auch die Transparenz erhöht sich dadurch erheblich und die Abläufe werden schneller und verlässlicher.
Handschriftliche Fehler oder unvollständige Belege, wie sie bei der manuellen Dokumentation an der Tagesordnung stehen, entfallen im Rahmen der digitalen Erfassung vollständig. Der gesamte Prozess der Dokumentation des Wechselgeldempfangs wird zuverlässig, nachvollziehbar und anwenderfreundlich, so erfahren Mitarbeiter im Tagesgeschäft spürbare Entlastung.
Effizienz, Transparenz und Compliance
Über die reine Dokumentation hinaus sollten Retailer auf digitale Systeme achten, die ebenfalls eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse zulassen. So wird die Bargeldversorgung Teil einer durchgängigen Prozesskette – von Bestellung und Lieferung bis zur Einlagerung und Abrechnung. Im Falle von ALVARA kann der Wechselgeldempfang dank integrierter digitaler Tresorverwaltung beispielsweise automatisch in den Tresorbestand übernommen werden, sodass sich Doppelerfassungen und Fehler vermeiden lassen. Auch automatisierte Verbuchungen in der Buchhaltung straffen die Abläufe.
Gleichzeitig erhalten Management und Zentrale jederzeit einen vollständigen Überblick über Bestände, offene Bestellungen und dokumentierte Lieferungen. Auf diese Weise steigt einerseits die Effizienz im Arbeitsalltag. Andererseits nimmt die Revisionssicherheit, zum Beispiel hinsichtlich NIS2 oder KassenSichV, zu. Der Handel verfügt somit über lückenlose, digitale Nachweise, die den Compliance-Anforderungen entsprechen und im Audit ohne Mehraufwand bereitstehen. Alles in allem lassen sich Wechselgeldbestände so gezielter planen und die Wechselgeldversorgung lässt sich kontinuierlich optimieren.
Endergebnis: Kundenzufriedenheit
Transparenz und Nachvollziehbarkeit beim Zahlungsabgleich und ein sicherer wie auch Compliance-konformer Empfang des Wechselgelds sind nur zwei Benefits. Die digitale Dokumentation des Wechselgeldempfangs zahlt ebenso auf einen reibungslosen Kassiervorgang ein – ohne Wartezeit aufgrund fehlender oder unpassender Münzen und Scheinen. Damit bringt die Digitalisierung nicht nur Effizienz durch den Wegfall von klassischen Belegen mit sich und reduziert manuelle Arbeitsschritte. Wer Wechselgeldengpässe vermeidet, senkt Wartezeiten an der Kasse, steigert die Zufriedenheit und stärkt die Kundenbindung.