Interactive Cash Control: In 3 Phasen zur digitalen Steuerung der Bargeldprozesse
Schnellere, einfachere und effizientere Bargeldprozesse sollten keine Wunschvorstellung im Retail bleiben. Denn wer weiterhin auf manuelle Prozesse setzt, bindet damit unnötige Ressourcen, hat Schwierigkeiten, den Überblick zu behalten, lässt Raum für Fehler und erzeugt am Ende Mehrkosten. Die gute Nachricht, es gibt schon einen Wunscherfüller: Interactive Cash Control.
Softwaregestützte Bargeldprozesse
ALVARA Interactive Cash Control (ICC) ist eine Plattform, die die Steuerung der Bargeldprozesse effizienter gestaltet und durch maximale Kontrolle Sicherheit schafft. Dafür bildet sie Abläufe digitalisiert und automatisiert ab. Sie dient als Werkzeug, um die tägliche Arbeit rund um Bargeld im Einzelhandel deutlich zu vereinfachen – von der Bargeldbestellung und -abgabe und dem Tresormanagement über die automatisierte Kommunikation mit Werttransportunternehmen (WTU) und die Geldbotenlegitimation bis hin zur Nachverfolgung von Safebags, Bestellungen und Zahlungsein- und -ausgängen.
Hinweis: Auch in Banken und Sparkassen fördern effiziente Bargeldbestellungen über die Plattform, digital gesteuerte Bargeldübergaben an den WTU, eine digitale Erfassung und Abrechnung von Geschäftskunden sowie Bargeldabgleiche ein sicheres und transparentes Bargeldmanagement.
Der eigentliche Mehrwert erschließt sich durch den Blick auf das große Ganze. Denn Prozesse, die sonst Medienbrüchen unterliegen oder die jeder Akteur für sich abarbeitet, laufen hier automatisiert an einem Ort zusammen. Filialen, Zentralen und Wertdienstleister sind somit über die Plattform miteinander verbunden.
In 3 Phasen zur erfolgreichen Implementierung
Mehr als 12.500 Handels- und Bankfilialen arbeiten bereits mit Lösungen von ALVARA. Die Erfahrungen aus diesen Projekten sind in ein strukturiertes und nutzerorientiertes Vorgehen eingeflossen. Es schafft eine klare Struktur, definiert Zuständigkeiten und stellt sicher, dass technische Integration und organisatorische Abläufe sauber ineinandergreifen.
Bis zur produktiven Nutzung von ICC durchlaufen Retailer drei klar definierte Phasen.
Phase 1: Track & Trace
In der ersten Phase gilt es, eine solide Basis zu schaffen. Dafür werden die Stammdaten der Filiale in ICC eingespielt. Außerdem müssen Retailer ALVARA als Kopieempfänger bei der Bundesbank hinterlegen lassen. Das erfolgt über eine Änderungsmeldung im Kundendatenmeldebogen. Mit einer kurzen Information an die Werttransportunternehmen, dass die Filiale nun ALVARA-Kunde ist, lassen sich die Weichen für die künftige Zusammenarbeit stellen.
Dieses Prozedere weist einen zentralen Vorteil auf: Die bestehenden Prozesse in den Filialen und in der Buchhaltung werden nicht verändert. Auf Filialmitarbeiter kommt keine Umstellung zu – alles bleibt beim Alten. Durch die Softwarelösung entsteht ebenso kein Programmieraufwand. Somit zählt eine schnelle Umsetzung auf die Habenseite ein.
Am Ende dieser Phase sind die ersten Daten bereits über ICC verfügbar und aufrufbar. Dazu zählen beispielsweise Daten zu Bargeldabholungen, dem Eingang im Cash Center, Zählungen und dem Eingang bei der Bundesbank.
Phase 2: Anbindung Buchhaltung
ICC ist dank API-Schnittstellen prädestiniert für eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Landschaft. Egal mit welchem Buchhaltungssystem der Kunde arbeitet, die Schnittstelle ist schnell geschaffen. Der Austausch von beispielsweise Track-&-Trace-Daten, Zähldaten und Einzahlungsdaten ist auf diese Weise gesichert.
Dadurch wird die automatisierte Bespielung des Buchhaltungssystems mit Buchungsdaten möglich. Heißt auch, dass manuelle Einspielungen von Dateien durch den Wertdienstleister komplett entfallen. Zudem ist eine Differenzenklärung auf Basis von Behältnisdaten (Safebagnummern) ein Leichtes und die digital generierten Übergabequittungen lassen sich schnell im Selfservice ermitteln.
Phase 3: Anbindung Kassensystem und Warenwirtschaftssystem
Durch die Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem lassen sich Safebagdaten bezüglich der Erstellung, der Übergabe und der Vorgabe ebenso wie Zähldaten, die insbesondere mögliche Differenzen offenlegen, automatisiert bilateral austauschen. Sind Safebagdaten bereits im Kassensystem durch Filialmitarbeiter erfasst worden, lässt sich auch die Kasse anbinden.
Wer zudem ein papierloses, flexibles und mobiles Backoffice anstrebt, kann in dieser Phase das passende App-Angebot – die ICC App – einführen. So lassen sich die Bargeldprozesse nicht nur per Webanwendung, sondern gleichfalls über die App digital steuern. Wo Smartphones, Tablets oder sonstige mobile Datenerfassungsgeräte wie MDE vorhanden sind, empfiehlt es sich, diese zusätzliche Möglichkeit für eine moderne Filiale zu ergreifen.
Von der Theorie in die Praxis
Die zentrale, transparente und sichere Steuerung des Bargeldmanagements müssen sich Verantwortliche nicht aufwendig erarbeiten. Mit unserem dreistufigen Implementierungsmodell lässt sich ICC planbar einführen und nachhaltig im operativen Alltag verankern – für mehr Effizienz und Entlastung.
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