Kosteneffizienz im Bargeldmanagement: So sparen Retailer bares Geld

Personalkosten, Wareneinsatz und Einkauf, Mieten für Verkaufsflächen, Energiemanagement, Werbemaßnahmen: Wenn es um die Kostenoptimierung im Einzelhandel geht, rücken Verantwortliche häufig diese Themen in den Mittelpunkt. Doch die Liste ist unvollständig. Wer sparen will, sollte auch die Prozesse im Blick behalten – besonders beim Bargeldmanagement.

Kosteneffizienz als Zukunftstreiber  

Die PwC-Studie Future of Retail hat sich wieder den Trends im Handel gewidmet. Bei den Handlungsfeldern, die entscheidend für zukunftsfähige Betriebe sind, verwundert der Aspekt „Kosteneffizienz“ wenig. Angesichts des stärker werdenden Wettbewerbs, der sinkenden Margen und der höheren Kosten, beispielsweise in Bezug auf das Personal, lastet zunehmend Druck auf Retailern. 

Klar im Vorteil sind Unternehmen, die sämtliche Kosten im Blick behalten und diese auch aktiv steuern. Doch wo liegen Potenziale verborgen? Hier begehen viele Verantwortliche einen Fehler, indem sie zu kurz greifen. Denn neben den direkt messbaren Posten, wie Personalkosten oder Effekten bei den Margen, gilt es gleichfalls indirekte Kosten zu berücksichtigen. Das Stichwort: Bargeldprozesse. 

Einsparpotenzial „Prozesskosten“  

Eine oftmals vernachlässigte Frage hilft also, Kosten zu sparen: Wie effizient ist die Bargeldlogistik aktuell? Wo Abläufe transparent gestaltet sind, Ressourcen nicht unnötig beansprucht werden und somit am Ende wertvolle Zeit eingespart wird, führt das schließlich zu Einsparungen. Retailer sollten also verstärkt auf schlankere Prozesse und somit auf geringere Prozesskosten setzen. 

Ansatzpunkte gibt es im Tagesgeschäft viele. Manuell erledigte Aufgaben, das Festhalten an papierbasierten Prozessen und zeitaufwendige Abstimmungen im eigenen Team oder mit Dienstleistern kosten am Ende nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Für echte Veränderung braucht es demnach zuerst den Fokus auf den Istzustan

Filiale, Zentrale, WTU: Wie steht es um die eigenen Prozesse?

Die Bargeldlogistik im Retail ist dreigeteilt: ein Zusammenwirken der Prozesse aus Filialen, der Zentrale und der partnerschaftlichen Arbeit mit den Werttransportunternehmen (WTU). Optimierungspotenzial weisen dabei alle drei Säulen auf. 

In der Filiale müssen Mitarbeiter Wechselgeldbestellungen häufig manuell durchführen – und das immer wieder aufs Neue. Flexibilität ist somit eingeschränkt. Im Tresormanagement fehlt es an effizienten Abläufen. Abgabeprozesse nehmen viel Zeit in Anspruch und bergen Fehlerquellen. Differenzen lassen sich allenfalls schwer identifizieren. Gesteuert wird vielerorts lediglich aus dem Büro heraus, dabei würde ein mobiles Backoffice Zeitersparnisse mit sich bringen.  

Die Zusammenarbeit mit Werttransportunternehmen ist meist dominiert von zeitintensiven Prozessen. Sicherheitsüberprüfungen wie auch die Dokumentation basieren größtenteils auf Papier. Das zeigt sich insbesondere bei der Übergabe von Safebags an die WTU. Die Legitimation der Geldboten erfolgt mit einer Papierliste. Quittungen, Übergabebelege und Zählprotokolle führen Mitarbeiter ebenso auf Papier mit sich. Diese müssen sie anschließend dokumentieren. Wird ein bestimmtes Dokument gesucht, kann dies viel Zeit in Anspruch nehmen. Der gesamte Logistikprozess ist damit ineffizient, wodurch er Zeit und Geld kostet. 

Auch in der Zentrale existieren zahlreiche Zeit- und Kostenfresser. Einzahlungen müssen Mitarbeiter manuell verbuchen. Wo Unklarheiten auftreten, müssen Teams die Fragezeichen durch aufwendige Recherchen und lange Kommunikationswege aus der Welt schaffen. Dem Wechselgeldbedarf fehlt es zudem an automatisierter Planung. Die Abrechnung mit Werttransportunternehmen wird manuell erstellt und oftmals per Mail übermittelt. Reportings zu erstellen, scheitert häufig nicht nur an einer fehlenden zentralen Datenbasis, sondern auch an anderweitig eingebundenen Ressourcen. Vorfälle werden im Rahmen eines Incident Managements zeitsparend aufgedeckt. Heißt: Statt täglich manuell Probleme zu suchen und zu identifizieren, sollten Aufwände nur bei echten Problemen (Incidents) erfolgen. 

Einen umfassenden Selbstcheck, wie effizient Ihre Bargeldprozesse sind, finden Sie in unserem kostenfreien Whitepaper „Bis zu 60 € pro Filiale sparen – Monat für Monat“.

Kostengünstige Bargeldprozesse  

Die eigentlichen Kostentreiber sind also zeitaufwendige, intransparente und dezentrale Prozesse. Digitalisierung kann hier ansetzen, um Effizienz zu schaffen und letztlich Kosten zu sparen. Softwarelösungen wie Interactive Cash Control (ICC), die dafür eine zentrale Plattform bereitstellen, lösen manuelle Abläufe schnell durch digitale Prozesse ab. 

Was das in Zahlen bedeutet? Wir haben die durchschnittlichen Ersparnisse pro Filiale und Monate je Säule bei unseren Kunden ermittelt: 

• Bis zu 30 € Einsparung bei Filialprozessen: Das funktioniert dank automatisierter Bargeldbestellungen, digitalem Tresormanagement, digital gestützter Bargeldabgabe und automatischen Abgleichen von Bareinzahlungen. Durch unsere ICC App trägt ebenso das papierlose, mobile Backoffice zur Prozesskosteneinsparung bei.
• Bis zu 5 € Einsparung bei der Zusammenarbeit mit WTU: Die digitale Geldbotenlegitimation wie auch die digitale Quittung bringen nicht nur mehr Sicherheit in die Bargeldabgabe. Da manuelle Prozesse entfallen, reduziert sich der Zeitaufwand erheblich.
• Bis zu 25 € Einsparung bei Prozessen in der Zentrale: Automatische Buchungsprozesse, schnelle Abläufe, digitale Steuerung und Controlling – dieses Dreigespann zahlt am Ende auf Kostenvorteile ein. Zusätzliche Optionen in ICC wie die Überwachung von Unternehmensvorgaben oder ein zentrales Informationssystem wirken darüber hinaus positiv.

Tiefere Einblicke, wie sich die Kosteneinsparungen erzielen lassen, gibt unser Whitepaper „Bis zu 60 € pro Filiale sparen – Monat für Monat“. Lesen Sie gerne kostenfrei hinein. 

Kostenrechnung aufgegangen!

Der Beweis ist erbracht: Mit effizienten Prozessen im Bargeldmanagement lässt sich am Ende eines Monats bares Geld sparen. Denn manuelle Abläufe kosten Retailer aktuell noch viel Zeit, Ressourcen und somit auch Geld. Dabei ist der Schritt hin zu digitalen und automatischen Bargeldprozessen ein Leichtes – mit geeigneter Softwarelösung. 

Kosten sparen klingt verlockend – aber ist das wirklich so einfach? Wir zeigen Ihnen gerne, wie das mit digitalem Bargeldmanagement gelingt!