Schnell und effizient: Wie Wertdienstleister ihren Interventionsservice mit Pecunia optimieren

Interventionsservices gehören für viele Wertdienstleister zum Dienstleistungsspektrum. Störungsmeldungen von Geräten ihrer Kunden, die schnellstmöglich wieder einsatzbereit sein müssen, stellen dabei nicht nur logistische Herausforderungen dar, sondern verlangen auch nach effizienten internen Prozessen und klarer Kommunikation. Anforderungen, die Pecunia erfüllt – von der Erfassung bis zur Abrechnung.

Servicegedanke – vom Wunsch zur Wirklichkeit

Ein Geldautomat ist außer Betrieb oder ein Gerät vor Ort zeigt unerwartete Fehlermeldungen an. Tritt dieser Fall ein, ist schnelle Hilfe gefragt. Viele Wertdienstleister bieten ihren Kunden hierfür einen Geräteservice an, um die Einsatzfähigkeit in kürzester Zeit wiederherzustellen.

Für schnelle Handlungsfähigkeit stellt ALVARA Werttransportunternehmen längst die Funktionalität für Störungsmeldungen und Interventionen bereit. Auch in der nächsten Cash-Center-Software-Generation Pecunia 7 sorgt dieses Feature für Erleichterung. Die Software ermöglicht es, Störmeldungen effizient in einem Ticket zu erfassen, einen Vor-Ort-Termin auf einer vorhandenen Tour oder für eine neue Tour einzuplanen und anschließend zu dokumentieren. In den Tickets finden sich unter anderem automatisch die Reaktionszeiten, die zuvor mit dem Kunden per Service Level Agreement (SLA) festgelegt wurden. Mit dieser Übersicht unterstützt das Modul Wertdienstleister, das SLA einzuhalten. 

Ansatzpunkt: Prozessoptimierung 

Ganz konkret verbessert Pecunia 7 – wie bereits die Vorgängerversion – das Handling von Störungsmeldungen entlang mehrerer Prozessschritte. Sobald eine Meldung eingeht, lässt sich ein Ticket generieren, das den gesamten Ablauf steuert:

1. Störungsmeldung:
   Der Wertdienstleister kann auf zwei Wegen über Störungen informiert werden. Entweder über Kundenportale, die automatisiert ein Ticket an Pecunia 7 übermitteln, oder Kunden senden eine E-Mail an den Wertdienstleister. In diesem Fall erfassen dessen Mitarbeiter die Störungsmeldung manuell in Pecunia 7.
    
2. Ticketzuweisung
   In der Regel weist der Einsatzleiter die einzelnen Tickets in Pecunia Teams zu. Alle eingegangenen oder erstellten Tickets finden sich aber auch im Posteingang der Logistik App, sodass sich die Interventionsteams selbst Tickets zuweisen können.
    
3. Ticketbearbeitung:
   Nach der Zuweisung geht es an die Behebung der Störung. Sobald das Team erfolgreich war, setzt es das Ticket in der Logistik App auf erledigt und protokolliert die Bearbeitungsschritte. Hier lässt sich die tatsächliche Ursache für die Störung auswählen und gegebenenfalls mit einem Kommentar im Textfeld erläutern. Per Mehrfachauswahl halten die Mitarbeiter anschließend die ausgeführten Maßnahmen fest. 
   Lässt sich die Störung nicht unmittelbar beheben, beispielsweise weil Ersatzteile angefordert werden müssen, kann das Interventionsteam auch diese Schritte sauber dokumentieren.
    
4. Ticket abschließen:
   Nach der Protokollierung schließt das Interventionsteam das Ticket ab. Dadurch werden die Daten mit Pecunia synchronisiert.
    
5. Rückmeldung an den Kunden:
   Im Kundenportal wird der Status automatisch aktualisiert und der Kunde erhält eine E-Mail. 

Der Einsatzleiter kann in Pecunia nachverfolgen, wann das Team losgefahren ist, wann die Bearbeitung begonnen hat und wann sie abgeschlossen wurde.

Sobald ein Ticket geschlossen und der Kunde darüber automatisch informiert wurde, lässt sich der nächste Schritt – die Rechnungsstellung – ebenfalls digital anstoßen. Durch eine Schnittstelle zu Fakturio fließen alle erfassten Daten zu den durchgeführten Maßnahmen und der Bearbeitungszeit in die Abrechnungsplattform ein, um sie anschließend automatisch für die Rechnungsstellung aufzubereiten.  

Vorteile für alle Beteiligten

Durch die Integration des Ticketmanagements in Pecunia 7 profitieren die Beteiligten von einer optimierten Prozesssteuerung:

Kunden erwarten die Einhaltung der vereinbarten Reaktions- und Lösungszeit. Da jeder Schritt – von der Ankunftszeit über die durchgeführten Maßnahmen bis hin zur Rückkehr im Cash Center – in der Logistik App erfasst und an Pecunia übermittelt wird, gewinnt der gesamte Prozess an Transparenz. Die lückenlose Dokumentation schafft letztlich Vertrauen und stärkt die Zusammenarbeit zwischen dem durchführenden Werttransportunternehmen und seinen Kunden. 

Für Wertdienstleister erleichtert sich durch die Digitalisierung der einzelnen Prozessschritte im Cash Center und auf den Touren die Kommunikation und die Auftragszuweisung. Gleichzeitig verbessert sich die Servicequalität als Ganzes. Die Interventionsteams können dank Datensynchronisation mit dem Scanner ad hoc auf Störmeldungen reagieren. Pecunia und die Logistik App sowie die Schnittstelle zu Fakturio ermöglichen darüber hinaus eine Entlastung der Mitarbeiter und steigern die Effizienz. 

Die zuständigen Mitarbeiter für den Interventionsdienst profitieren von einer klaren Übersicht und lückenlosen Informationen. Zudem wird ihnen die Protokollierung der Bearbeitungsschritte und ausgeführten Maßnahmen erleichtert. Das System unterstützt eine schnelle Reaktion, falls vor Ort unerwartete Probleme wie fehlende Ersatzteile oder ein größerer Defekt auftreten, da diese Informationen direkt gesammelt in Pecunia vorliegen und schnell die nächsten Schritte eingeleitet werden können.

Pecunia – weit mehr als Störungsmanagement

Die Vorteile von Pecunia für ein effizientes Störungsmanagement liegen für Werttransportunternehmen somit auf der Hand. Doch das ist nur eine Funktionalität unserer Cash Center Software, die Effizienz und Flexibilität auch in den störungsfreien Wertdienstleister-Alltag bringt. Das Pecunia Daten-Hub liefert beispielsweise dank verschiedenster Schnittstellen umfangreiche Informationen für die tägliche Steuerung der Ressourcen. Im Tresorbereich vereinfacht die Pecunia-App künftig die Behälterübergabe. Mehr Pecunia-Einblicke gibt es hier.    

Störungsmeldungen schnell beheben und digital dokumentieren? Wir laufen mit Ihnen über die Zielgeraden