Approvisionnement en espèces et «cashback» : comment les commerces peuvent-ils gérer leur cash de manière plus efficace?

Près de 2060 clients mystère ont participé à une étude conduite par la Bundesbank dans des commerces, des cafés/restaurants et prestataires de services tertiaires: cette étude montre que les espèces sont toujours acceptées par 99,4% des établissements. Cependant, pour de nombreux commerces, le traitement du cash devient de plus en plus complexe car les conditions sous-jacentes continuent de se détériorer. Ceux qui veulent continuer à offrir la possibilité de payer en espèces, une option appréciée des consommateurs, ont besoin de nouveaux processus, d’une plus grande transparence, et de solutions qui permettent de gérer la réception, la fourniture et l’expédition du cash.

L’impact de la fermeture d’agences bancaires

Le nombre d’agences bancaires réduit progressivement depuis le début des années 1990. Ce déclin fait la une des journaux depuis quelques années mais en définitive ce n’est pas un phénomène nouveau. Cependant, la digitalisation grandissante, les changements de comportements des consommateurs et la pression sur les coûts résultants d’un environnement marqué par des taux d’intérêts bas sur une période prolongée ont accentué cette tendance.

Cette situation génère des défis non seulement pour les banques, qui doivent s’adapter face à une mutation de leur clientèle et des recettes en baisse. Pour les commerces, les conséquences sont principalement pratiques: le cash doit toujours être compté, stocké, transporté et commandé. Si leur infrastructure bancaire habituelle n’est plus en place, des transporteurs de fonds et des processus opérationnels résilients deviennent une nécessité critique.

Le retrait d’espèces en magasin fait figure d’offre de service supplémentaire

Cette évolution a généré un deuxième défi: les commerces adoptent un rôle supplémentaire en fournissant des espèces aux consommateurs. De plus en plus de commerces offrent en effet la possibilité de retirer du cash sur place, outrepassant ainsi leur rôle initial de vendeur de biens. Et les consommateurs utilisent de plus en plus ce nouveau service.

Ceci reflète un changement structurel dans la manière dont le cash est utilisé: bien que les clients payent moins fréquemment en espèces, ils retirent de plus en plus des billets directement dans des magasins. L’étude "Payment Systems in Retail 2025" (Les systèmes de paiement dans les commerces de détail en 2025), conduite par l’EHI Retail Institute rapporte que les retraits d’espèces en magasin sont en plein essor, passant de 12,31 milliards d’Euros à 13,57 milliards d’Euros. 

Les commerces ont peu d’emprise sur cette nouvelle tendance. Les retraits d’espèces en magasin sont souvent un service poussé par les consommateurs, et les coûts et les implications opérationnelles de ce service ne peuvent pas être maitrisés facilement. Cependant, il y a un levier clef sur lequel les commerces peuvent agir.

La Solution: des processus de gestion du cash plus efficaces

La fermeture des agences bancaires et les retraits d’espèces en magasin sont des aspects qui ne peuvent pas simplement être «résolus». Ces deux évolutions augmentent la pression sur les processus de gestion du cash dans les commerces, ceci à différents niveaux. Ils nécessitent une approche économique et organisationnelle optimisée de la gestion des espèces. Les commerces qui adoptent une approche intégrée de la commande, de la fourniture et de l’enlèvement des espèces peuvent planifier de manière plus précise, réduire les opérations de rapprochement et organiser les processus pour une meilleure optimisation des coûts. Dans ce contexte, les aspects suivants sont particulièrement importants.

Gérer les stocks d’espèces intelligemment

Combien de monnaie est disponible à un moment donné ? Quelle quantité de cash est nécessaire pour fonctionner au quotidien? A quelle hauteur la trésorerie est-elle mobilisée par les billets de banque en stock ? Une fois que les réponses à ces questions ont été trouvées, les commerçants peuvent analyser et optimiser les stocks et les flux d’espèces. Il est crucial de regarder chaque cas de manière individuelle plutôt que d’élaborer une règle générale pour tous les magasins. Les divergences entre les différents lieux doivent être identifiées, prises en considération et gérées au cas par cas.

Réévaluer l’optimisation économique

La clef est de structurer les processus de telle manière qu’ils déchargent les commerces de certaines opérations, réduisent la charge de travail occasionnée par des tâches non-nécessaires et garantissent une offre de services qui demeure viable économiquement.

Se préparer pour le futur dès maintenant

A mesure que les structures bancaires traditionnelles continuent de disparaitre, il devient de plus en plus important de disposer de solutions alternatives et de partenaires spécialisés. Les commerces devraient donc être à la recherche de nouveaux partenariats et des modèles opératoires qui simplifient les processus et améliorent la transparence.

L’objectif en ligne de mire: une gestion digitale du cash

Les processus digitaux peuvent contribuer à améliorer tous ces aspects. Les solutions logicielles permettent de faciliter la gestion des stocks de cash dans le back office, d’automatiser les commandes de monnaie, et de simplifier les processus de remise d’espèces aux transporteurs de fonds. Ceci permet d’éviter les ruptures tout en réduisant les surplus de stocks et en augmentant la transparence au niveau de plusieurs flux d’espèces. Dans le même temps, il ne faut pas regarder uniquement les montants dans chaque caisse enregistreuse ou dans le coffre-fort. Le processus entier, de la caisse enregistreuse au coffre-fort en passant par les opérations logistiques du cash et la comptabilité financière, doit être considéré comme un système intégré. Des workflows automatisés, des données en temps réel et une traçabilité continue combinés à des rapports automatiques représentent des fondations nécessaires pour atteindre cet objectif.

Dans le cadre de la recherche de solutions fiables, les commerces devraient s’assurer que les fonctionnalités suivantes sont proposées :

• Maîtrise digitale de l’intégralité du processus de gestion du cash
• Suivi transparent et en temps réel des stocks et des flux de cash
• Suivi des opérations de transport de cash et des transferts de responsabilité
• Analyse transparente des écarts et des perturbations de service
• Intégration souple dans des systèmes et des processus existants
• Connectivité de toutes les parties prenantes via une plateforme centralisée
• Fourniture de cash et de monnaie optimisée pour les magasins

Maîtriser tous les défis

La gestion du cash n’est plus simplement un sujet opérationnel. Elle a un impact direct sur le service client, les processus des commerces, la structure des coûts et la disponibilité régionale du cash. C’est précisément parce que les opérations logistiques du cash vont demeurer cruciales dans le futur qu’une maîtrise effective des processus de A à Z est nécessaire. Les commerces qui fonctionnent en toute transparence, gèrent intelligemment leurs stocks de cash et combinent des solutions digitales avec des pratiques opérationnelles pourront gérer les défis actuels avec plus d’efficacité et créeront des processus de gestion du cash plus efficaces.

Vous voudriez réduire la charge des opérations liées à la gestion du cash dans vos magasins? Contactez-nous : ensemble, nous poserons les fondations pour atteindre cet objectif.