Efficacité optimale pour la fourniture d’espèces grâce aux reçus dématérialisés
Entre les ruptures et les surstocks, les commerces essayent au quotidien d’atteindre un équilibre entre avoir trop et passez de monnaie dans leurs caisses enregistreuses. Ce qui semblerait à première vue être un objectif facile à atteindre est en réalité un vrai défi, en particulier quand des processus manuels sont au cœur du comptage des espèces ou du rapprochement bancaire. Cependant, rien qu’en introduisant quelques mesures de digitalisation au niveau du coffre-fort et des processus de back-office, des gains de productivité significatifs peuvent être atteints, notamment grâce au passage à des reçus dématérialisés pour les livraisons de monnaie.
Des caisses enregistreuses bien remplies?
C’est un fait : si une caisse enregistreuse manque de monnaie ou ne contient pas les bonnes pièces ou coupures de billets, le processus de passage en caisse sera impacté négativement, notamment au niveau de sa rapidité. Lorsque des hôtesses de caisse ne trouvent pas les pièces ou les billets recherchés, le temps d’attente augmente. Dans le pire des cas, cela peut affecter la satisfaction client globale.
Dans les structures actuelles, il est souvent difficile de garantir un niveau de stock d’espèces idéal en continu. Une des raisons de ce problème est la gestion décentralisée des commandes de monnaie. Chaque agence/commerce est responsable d’organiser son propre approvisionnement. Ceci entraîne des processus non transparents dans le cadre de la passation de commandes, d’inventaires de coffres et de rapprochements bancaires, ces problèmes devenant encore plus complexes à gérer lors de situations où il y a eu substitution de coupures/pièces. L’accumulation de grandes quantités de monnaie engendre quant à elle des coûts de traitement plus élevés et des espaces de stockage supplémentaires, ce qui rend cette option peu attractive.
Des processus de documentation manuels complexifient encore plus les tâches, augmentent les risques d’erreur et entraînent un manque de transparence. Ces problèmes peuvent être exacerbés par une visibilité réduite par rapport à des livraisons réussies et correctes, ce manque de visibilité pouvant ensuite mettre en péril les rapprochements bancaires.
Situation actuelle: documentation manuelle des reçus de remise de monnaie
La documentation joue un rôle clef. Après tout, un reçu de remise de monnaie documenté correctement dans un commerce ou une agence détermine si le rapprochement bancaire sera correct, et permet ainsi d’éviter d’éventuelles pénalités lors d’un audit. Reçus papier, confirmations écrites ou tableaux Excel : la plupart des décisionnaires savent que les processus manuels permettent rarement d’offrir la transparence nécessaire pour les équipes back-office et peuvent engendrer des écarts.
Les commerces peuvent se protéger de ces risques en utilisant des outils digitaux de documentation dans le cadre de leurs processus de rapprochement bancaire. La digitalisation offre de nombreux avantages, parmi lesquels : l’automatisation des processus de rapprochement, le reporting des écarts, une réduction des ressources à allouer, et une meilleure qualité des data grâce à leur centralisation, ainsi qu’une collaboration facilitée entre équipes et une efficacité accrue. Et en pratique, comment cela se traduit-il?
Situation visée: une documentation digitale pour faciliter les tâches quotidiennes
Avec les bonnes solutions digitales, le processus de réception de monnaie peut être grandement facilité et sécurisé. Que ce soit via notre application ou notre plateforme web, les collaborateurs peuvent confirmer les livraisons dès leur réception ou signaler des écarts ou des livraisons incorrectes instantanément. Pour encore plus de précautions, des photos peuvent être ajoutées, cette fonctionnalité étant comprise dans certaines solutions pour offrir un gain de fiabilité. Ceci améliore considérablement la transparence et accélère le processus global.
Les erreurs manuelles ou les reçus incomplets, qui sont monnaie courante avec la documentation manuelle, sont totalement éliminés avec des processus dématérialisés. Tout le processus de documentation devient fiable, traçable et facile, tout en réduisant la charge de travail quotidienne des collaborateurs.
Efficacité, transparence et respect des réglementations
Au-delà du simple processus de documentation, les commerçants devraient chercher des solutions digitales qui s’intègrent facilement dans leurs processus existants. Ceci permet de s’assurer que la fourniture de cash devient une composante d’une suite continue de processus, de la commande à la livraison puis au stockage et à la comptabilité. Dans le cas d’ALVARA par exemple, le reçu de remise de monnaie peut être intégré automatiquement pour impacter l’inventaire de stock du coffre-fort grâce à la fonctionnalité de gestion digitale intégrée de coffre-fort, évitant ainsi toute duplication des entrées et d’autres erreurs. Les affichages automatiques dans les processus de comptabilité rationalisent également les workflows.
De plus, cela permet à la direction et au siège d’avoir une vue d’ensemble complète des stocks, des commandes en cours et des livraisons documentées. Ceci booste l’efficacité au quotidien tout en améliorant la conformité avec les indicateurs audités, par exemple dans le cadre de la réglementation NIS2 ou KassenSichV (en Allemagne). Les commerces obtiennent ainsi des dossiers digitaux complets conformes aux réglementations et qui peuvent être utilisés dans le cadre d’audits sans nécessiter de travail supplémentaire. Au global, les stocks de monnaie peuvent être planifiés plus précisément et les commandes peuvent être optimisées en continu.
Résultat final: la satisfaction client
Parmi les avantages procurés, on peut citer une transparence et une traçabilité accrues lors du processus de rapprochement, mais également une sécurité et une conformité optimales. La documentation dématérialisée des reçus de livraison de monnaie contribue également à des passages en caisse plus fluides, en évitant toute perte de temps causée par des ruptures de certaines coupures ou pièces. La digitalisation permet de bénéficier d’une plus grande efficacité en éliminant les reçus papier traditionnels et en réduisant le nombre de tâches manuelles. En évitant les ruptures de monnaie, on réduit les temps d’attente en caisse, augmentant ainsi la satisfaction client et renforçant donc la fidélité.