Comment les commerçants peuvent faire de vraies économies grâce une optimisation des coûts de gestion du cash

Lorsqu’il s’agit d’optimiser les coûts dans les commerces, les personnes décisionnaires s’attaquent en général aux coûts des ressources humaines, des biens et des achats, aux frais de location des espaces de vente, à la gestion de l’énergie et aux actions liées au marketing. Mais la liste est incomplète : toute personnes cherchant à faire des économies devrait également vérifier les processus, notamment ceux liés à la gestion du cash.

L’optimisation des coûts, un moteur du succès pour le futur

La nouvelle version de l’étude sur le Futur du Commerce de Détail conduite par PwC examine de nouveau les tendances dans le secteur du commerce de détail. Parmi les sujets clé d’action qui déterminent la viabilité future d’un commerce, la présence de «l’optimisation des coûts» sur la liste n’est pas une surprise. La concurrence grandissante, les marges en retrait et les augmentations des coûts, en particulier en matière de ressources humaines, génèrent toujours plus de pression sur les commerçants.

Les entreprises qui surveillent attentivement tous leurs coûts et les gèrent de manière proactive ont clairement une longueur d’avance sur leurs concurrents. Mais où sont les opportunités cachées ? Combien de personnes décisionnaires commettent l’erreur de réfléchir de manière trop étriquée. En plus de facteurs mesurables directement, comme les coûts de ressources humaines ou les effets de marge, les coûts indirects doivent également être pris en compte. Les mots clefs ici sont: processus liés au cash.

Les économies potentielles au niveau des «coûts de processus»

Un aspect fréquemment négligé peut cependant contribuer à réduire les coûts : à quel point votre organisation logistique liée au cash est-elle efficace ? Lorsque les processus sont transparents, les ressources ne sont pas mobilisées inutilement, et beaucoup de temps précieux est économisé ; cette combinaison de facteurs entraîne naturellement des réductions des coûts. Les commerçants devraient donc chercher à adopter des processus plus lean et ainsi réduire les coûts associés.

Dans ce cadre, il y a de nombreuses manières d’aborder les opérations quotidiennes. Les tâches manuelles, la dépendance aux processus nécessitant un traitement de documents papier, et la coordination chronophage des équipes ou des prestataires externes coûtent non seulement du temps, mais également de l’argent. Pour pouvoir apporter de vraies modifications, il faut tout d’abord bien analyser la situation existante.

Magasins, sièges sociaux, transporteurs de fonds: avez-vous analysé vos processus?

Le bon fonctionnement de la logistique liée au cash dans les commerces est basé sur trois composantes principales: l’interaction entre les processus dans les magasins, le fonctionnement du siège social, et la collaboration avec les transporteurs de fonds. Ces trois piliers peuvent être optimisés.

Dans les magasins, les employés doivent souvent passer des commandes de monnaie manuellement, semaine après semaine. Ce fonctionnement limite leur flexibilité. La gestion des coffres-forts souffre d’un manque de processus efficaces. Les procédures de remises d’espèces sont chronophages et sources d’erreurs. Les écarts sont difficiles à identifier. Dans de nombreux cas, la gestion est toujours effectuée dans un bureau alors qu’un back office mobile pourrait faire gagner du temps.

La collaboration avec des transporteurs de fonds se compose en général majoritairement de processus chronophages. Les vérifications sécuritaires et les documents sont souvent en format papier. Ceci est particulièrement évident lors de la remise de pochettes aux transporteurs de fonds. L’identité des convoyeurs est vérifiée à l’aide de listes papier. Les reçus, les documents de remise et les protocoles de comptage sont également en format papier et doivent ensuite être archivés. La recherche de documents spécifiques peut alors prendre beaucoup de temps. Tout le processus logistique est ainsi inefficace et monopolise du temps et de l’argent.

Dans les sièges sociaux, de nombreuses sources de pertes de temps et d’argent existent également. Les dépôts doivent être documentés manuellement. Quand des doutes surgissent, les équipes doivent les dissiper avec des recherches chronophages et de nombreuses discussions. Les demandes de modifications sont pénalisées par des processus non-automatisés. Le processus de facturation des transporteurs de fonds est souvent manuel et les factures envoyées par email. La création de rapports est souvent rendue plus difficile, non seulement par le manque de données centralisées, mais également par des ressources limitées. En d’autres termes, au lieu de faire des recherches manuelles pour résoudre des problèmes au quotidien, on devrait plutôt pouvoir consacrer son temps à des vrais problèmes ou incidents lorsqu’ils surgissent.

Une méthode d’auto-évaluation exhaustive de l’efficacité de vos processus liés au cash est disponible dans notre livre blanc gratuit «Economisez jusqu’à 60€ par magasin mois après mois».

Des processus plus rentables pour gérer votre cash

Les principaux générateurs de coûts sont les processus chronophages, non-transparents et décentralisés. C’est dans ce cadre que la digitalisation peut être mise en place pour offrir une meilleure efficacité et réduire les coûts en définitive. Les solutions logicielles comme ICC (Interactive Cash Control), qui procurent une plateforme centralisée, permettent de remplacer rapidement des workflows manuels avec des processus numériques.

Comme cela se traduit-il en chiffres concrets? Nous avons calculé ce que les magasins économisent par mois en moyenne dans les différentes catégories chez nos clients:

• Jusqu’à 30€ d’économies liées aux processus dans les magasins: résultat obtenu grâce à des commandes de monnaie automatisées, une gestion digitale des coffres-forts, des processus de traitement du cash supportés par des solutions digitales, des rapprochements bancaires automatiques des dépôts de cash. L’application ICC contribue également à la réduction des coûts des processus grâce à un back office sans papier et mobile.
• Jusqu’à 5€ d’économies dans le cadre de la collaboration avec les transporteurs de fonds: l’authentification digitale de l’identité des convoyeurs et les reçus dématérialisés améliorent non seulement la sécurité lors des remises de cash mais font également gagner beaucoup de temps en éliminant des processus manuels.
• Jusqu’à 25€ d’économies liées aux processus dans les sièges sociaux: des processus de réservation automatisés, des workflows accélérés, une gestion et des vérifications digitales contribuent à des réductions de coûts. D’autres fonctionnalités d’ICC comme le suivi des directives d’entreprise ou un système d’information centralisé augmentent d’autant plus l’efficacité dans ce domaine.

Si vous souhaitez avoir plus de détails sur la manière dont ces économies sont réalisées, n’hésitez pas à lire notre livre blanc «Economisez jusqu’à 60€ par magasin mois après mois», disponible gratuitement.

Des méthodes de calcul de coûts éprouvées!

Les preuves sont claires : des processus de gestion du cash plus efficaces peuvent entrainer des vraies économies à la fin de tous les mois. Les workflows manuels consomment toujours beaucoup de ressources et de temps pour les commerçants, ce qui a un coût bien sûr. Passer à des processus digitaux et automatisés est facile si on dispose de la bonne solution logicielle.

Le principe de faire des économies vous attire mais vous avez des doutes sur la facilité d’y parvenir? Contactez-nous vite, nous serons heureux de vous montrer comment la gestion digitale du cash permet d’atteindre cet objectif!