Facturation automatisée : Bargeld – Logistik Allgäu GmbH mise sur le logiciel de facturation ALVARA | Digital Solutions Fakturio

Leipzig, 07.10.2024. ALVARA | Digital Solutions offre depuis des années la possibilité de rationaliser tout le processus de facturation pour les prestataires de services de sécurité et les sociétés de services en espèces des institutions financières grâce à Fakturio. L'objectif principal est la facturation automatique, qui garantit un gain d'efficacité, une réduction des erreurs et une sécurité accrue tout en offrant un aperçu complet de toutes les prestations fournies. Reconnaissant les avantages, Bargeld – Logistik Allgäu GmbH a fait le choix cette année de passer à une facturation entièrement automatisée en implémentant l'outil Fakturio. Ce qui a convaincu dans la collaboration avec le fournisseur de logiciels de Leipzig, c'est surtout la transition simple, transparente et rapide vers les e-factures.  

Lorsque Bargeld – Logistik Allgäu GmbH regarde vers le passé, elle constate, comme dans de nombreuses entreprises, une image peu efficace de la facturation. Les bases pour les factures étaient alors encore constituées de tableaux Excel faits maison. « Potentiellement sujettes aux erreurs et plus difficiles à maintenir – cela décrit probablement le mieux le travail de l'époque de nos employés dans le département comptabilité. En particulier, l'identification des éléments pertinents pour la facturation ainsi que les conditions spécifiques aux clients, la création des annexes et l'envoi des documents aux destinataires des factures prenaient du temps », se souvient Alexander Pachinger, directeur général, Bargeld – Logistik Allgäu GmbH. « Une méthode qui n'est pas soutenable à long terme avec des ressources humaines limitées. »

Pour faciliter l'ensemble de la facturation aux employés, réduire les sources d'erreurs dues aux tâches manuelles et bénéficier de plus d'efficacité dans le processus, la société de services en espèces de la Sparkasse Allgäu a recherché des solutions numériques. « Notre choix s'est porté sur Fakturio d'ALVARA | Digital Solutions, car le fournisseur avait une vision plus large. Le logiciel de facturation facilite aussi la gestion des données de base des contrats et offre une vue d'ensemble maximale grâce au reporting des services rendus – pour nous et nos clients. Le design convivial et la structure claire de la solution permettent aux employés d'assumer rapidement des tâches autrement perçues comme très complexes. Les remplacements en cas de vacances ou de maladie ne nous posent plus de souci aujourd'hui », explique Alexander Pachinger. 

La transition vers Fakturio et la formation au nouveau système prennent peu de temps et d'effort du côté des clients. « Dans un premier temps, nous identifions les mises en page des anciennes factures et les implémentons dans Fakturio », explique Robert Wolf, directeur général d'ALVARA | Digital Solutions. « Les formations et l'accompagnement du déploiement se font lors de plusieurs sessions. Ainsi, nous restons en contact continu avec le client pendant la phase d'introduction et résolvons rapidement toute question en suspens. Une fois la manipulation entièrement maîtrisée et la saisie correcte des données effectuée, rien n'empêche l'utilisation. »  

Un aperçu de la solution : Fakturio aide à la facturation de tous les services rendus. Pour cela, le logiciel regroupe les éléments pertinents pour la facturation et les conditions spécifiques aux clients. La connexion au Pecunia Cash Center – également issue d'ALVARA | Digital Solutions – offre d'autres avantages. Ainsi, les données de base et les services stockés dans Pecunia peuvent être automatiquement transférés dans le logiciel de facturation. Cela gagne du temps, car l'enregistrement ne doit se faire qu'une seule fois – les pertes d'informations et les incohérences dans les ensembles de données sont exclues. 

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À propos d'ALVARA | Digital Solutions (une marque de ALVARA Holding GmbH) :

ALVARA | Digital Solutions est une marque de ALVARA Holding GmbH. Le groupe d'entreprises se positionne comme un fournisseur européen leader de solutions logicielles de suivi et traçabilité autour du cycle de l'argent liquide et de sa logistique – allant du traitement des espèces à la surveillance, l'automatisation des processus jusqu'au règlement. Avec leurs solutions sur mesure pour l'enregistrement et le suivi des flux de trésorerie, le groupe permet aux détaillants, prestataires de services de sécurité et institutions financières d'optimiser leurs processus de gestion des espèces et de réduire leurs coûts de processus. Parmi les clients d'ALVARA | Digital Solutions figurent des entreprises du secteur des services de sécurité, de la distribution et du secteur bancaire à travers le monde.