À partir du 1er janvier 2025, la réception de factures électroniques deviendra obligatoire pour de nombreuses entreprises en Allemagne. Quelles sont les exigences, qui est concerné par les réglementations et où existent encore des exceptions, vous le lirez ici.
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Pour commencer, une définition du terme s'impose. Une facture électronique est une facture créée et transmise dans un format électronique structuré. Elle se distingue par sa lisibilité par machine des factures au format PDF ou papier. En Allemagne, les formats les plus courants pour les factures électroniques sont ZUGFeRD (Guide utilisateur central du Forum de la facture électronique Allemagne) et XRechnung. Ces formats permettent de traiter automatiquement les données de facturation, réduisant ainsi les erreurs et augmentant l'efficacité.
Cela clarifie l'objectif de l'introduction de la facture électronique. Elle fait partie des efforts de l'UE pour numériser les flux de paiements et réduire la charge administrative.
ZUGFeRD et XRechnung – Vue d'ensemble des standards
ZUGFeRD fournit des données structurées combinées à un PDF visuel, ce qui facilite le traitement dans les entreprises. Des profils flexibles, adaptés à diverses exigences (par exemple "Base" ou "Confort"), et une large application sectorielle contribuent à sa popularité en Allemagne.
XRechnung a été développé spécialement pour l'échange de données avec les administrations publiques et est un format purement lisible par machine, basé sur la norme européenne EN 16931. Cette interopérabilité et l'adaptation aux normes de l'UE assurent un format pérenne, notamment en vue des réglementations à venir.
Qui est concerné à partir de 2025 ?
Les entreprises résidentes qui vendent ou fournissent des recettes imposables à d'autres entreprises résidentes doivent pouvoir recevoir et ensuite traiter des factures électroniques dès janvier 2025. Important : le destinataire de la facture ne peut pas exiger un autre type de facture, même s'il refuse ou ne peut pas techniquement recevoir une facture électronique. Les consommateurs finaux doivent encore donner leur accord pour la facturation électronique.
L'obligation fondamentale d' émission d'une facture électronique s'applique également à partir du 1er janvier 2025 et concerne uniquement les prestations imposables entre entreprises (B2B). Peu importe si l'entreprise est dirigée en activité principale ou secondaire. Un facteur déterminant est que l'entreprise prestataire et le destinataire de la prestation doivent être établis en Allemagne. Cela signifie que le siège, la direction ou un établissement impliqué dans la recette respective doivent se situer sur le territoire national. Une résidence ou un séjour habituel en Allemagne suffit pour déclencher cette obligation. Un simple enregistrement fiscal sans établissement en Allemagne ne conduit cependant pas à l'obligation d'émettre des factures électroniques.
Les petites entreprises, exonérées de TVA, doivent émettre obligatoirement des factures électroniques pour les transactions B2B au plus tard à partir de 2028. Un changement important pour lequel les responsables doivent se préparer à l'avance.
Ne sont pas concernés :
- – Les livraisons et prestations exonérées
- – Les factures de faible montant inférieures à 250 euros et
- – Les ventes de billets.
Période de transition : Obligations à partir de 2026 et plus tard
Phase 1 (1er janvier 2025 au 31 décembre 2026)
Les entreprises bénéficient souvent d'une période de transition pour leurs obligations – d'où par exemple l'obligation fondamentale pour l'émission. Ainsi, jusqu'à fin 2026, elles peuvent continuer à utiliser des factures papier et des factures électroniques dans des anciens formats comme le PDF pour les transactions B2B nationales. La condition pour les factures envoyées électroniquement – comme auparavant : le destinataire doit approuver cette procédure.
Compte tenu des avantages en termes de soulagement du travail, d'économies de temps et de coûts, la transition vers la facture électronique devrait néanmoins être encouragée. Dans tous les cas, les organismes doivent s'assurer qu'ils peuvent recevoir, traiter et archiver eux-mêmes des factures électroniques.
Phase 2 (1er janvier 2027 au 31 décembre 2027)
L'année 2027 réserve également une exception pour les recettes réalisées en 2026 et 2027 : les entreprises avec un chiffre d'affaires annuel maximum de 800 000 euros peuvent continuer à utiliser des factures papier et des anciens formats électroniques. Les entreprises dépassant ce seuil de chiffre d'affaires ont au moins la possibilité d'envoyer des factures via le processus EDI (échange de données informatisé). Pour les entreprises avec un chiffre d'affaires annuel supérieur à 800 000 euros dans le secteur B2B, l'obligation de facturation électronique s'applique – sans exceptions.
Phase 3 (à partir du 1er janvier 2028)
À partir du 1er janvier 2028, les nouvelles directives relatives à la facture électronique s'appliquent dans toute l'Allemagne pour toutes les entreprises du secteur B2B national. Le système de déclaration prévu et les mesures EU-ViDA doivent également être mises en œuvre d'ici là.
Faciliter la transition
Pour être en mesure d'émettre, de recevoir et d'archiver légalement des factures électroniques, les entreprises doivent mettre à niveau leurs systèmes informatiques en conséquence – de préférence rapidement et efficacement. Pour remplir leur obligation, les entreprises peuvent faire confiance à des solutions éprouvées. ALVARA | Digital Solutions propose un logiciel pour la facturation automatique pour les entreprises de services de valeur. Les factures électroniques aux formats XRechnung et ZUGFeRD peuvent être créées et envoyées automatiquement via cette solution.
Avec l'interface vers une autre application – le logiciel Cash Center – les entreprises bénéficient de facilités supplémentaires pour le processus de facturation. Toutes les données de base et prestations fournies, capturées numériquement dans Pecunia, peuvent être transmises automatiquement à Fakturio pour la facturation.
Conclusion
La transition vers les factures électroniques à partir de 2025 concerne particulièrement toutes les entreprises effectuant des transactions B2B en Allemagne. Même les petites entreprises devraient commencer dès maintenant les ajustements nécessaires pour assurer une transition en douceur. Elles se préparent ainsi non seulement à l'application des obligations légales, mais aussi à l'amélioration de l'efficacité et à la réduction des erreurs dans leurs processus internes.
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