La Sparkasse Barnim réduit ses coûts de gestion de la monnaie grâce à un prestataire de services externe au groupe.
Les pièces de monnaie représentent un coût important pour le secteur bancaire. En tant que point de contact principal pour les commerces de détail, les instituts régionaux en particulier doivent souvent supporter des coûts élevés. Vérifier, trier, compter, rouler et stocker les pièces coûte de l'argent, sans oublier les processus de protocole. Les coûts et les avantages ne sont souvent pas en rapport économique avec l'engagement en personnel et en ressources.
C'était également le défi auquel la Sparkasse Barnim au nord-est de Berlin était confrontée. Cet institut d'envergure moyenne, avec un total de bilan d'environ 1,8 milliard d'euros, déplace et traite annuellement jusqu'à 90 tonnes de pièces – avec une tendance à la hausse. Il était donc impératif d'optimiser considérablement le processus existant, car chaque pièce est manipulée au moins deux fois.
Jusqu'à présent, la gestion des pièces dans la Sparkasse Barnim suivait un modèle classique : toutes les pièces étaient récupérées dans les agences, puis vérifiées, triées, comptées et roulées centralement. Le besoin en rouleaux devait retourner dans les agences, l'excédent à la Banque centrale. Bien que la Sparkasse ait une politique de frais pour ce service, les montants n'étaient souvent pas collectés aux caisses, car cela impliquait souvent des tâches administratives supplémentaires dans la chaîne de processus complexe. Dans le même temps, le système comportait généralement trop de failles permettant aux clients d'éviter les frais de pièces.
Dans ce contexte, les quantités de pièces produites étaient également enregistrées de manière sporadique et incomplète. Un autre énorme effort : dans les agences, les rouleaux se trouvaient dans les coffres, que les employés devaient souvent ouvrir pour répondre aux demandes des clients. En somme, il y avait donc de nombreuses raisons de réorganiser la gestion des pièces.
Une solution de plateforme modifie les processus et les chaînes d'approvisionnement
La Sparkasse Barnim a choisi une nouvelle voie, qui selon elle, a rapidement conduit au succès. Grâce à la solution de gestion de pièces « MünzMarktplatz » du prestataire de Leipzig ALVARA, le client passe sa commande de pièces via une plateforme. Un employé du traitement de l'argent accepte les commandes jusqu'à 10h30 et prépare les colis de pièces souhaités pour le transport. Le client peut sélectionner cela sur le portail de pièces, comme un kit défini, des rouleaux individuels ou des colis complets de rouleaux – sous réserve de l'entrée d'espèces correspondante, qui comprend la contre-valeur et les frais.
Le mode de livraison peut également être défini librement : si le client souhaite un envoi postal, cela se fait jusqu'à une somme de transport inférieure à 500 euros et un poids allant jusqu'à 32 kilogrammes via DHL. Si le client souhaite récupérer ses pièces en agence, la livraison d'un prestataire de services de valeur à la Sparkasse est envisagée. Cela s'applique surtout aux livraisons ayant une somme de transport supérieure à 500 euros et un poids supérieur à 32 kilogrammes. Le traitement des rouleaux de pièces et des colis est effectué par le traitement interne de l'argent en collaboration avec le prestataire de services de valeur. Celui-ci récupère les pièces de monnaie déposées par les clients dans des appareils de dépôt de pièces ou des sacs de sécurité des agences Sparkasse et les prépare – conformément aux commandes de pièces via le portail et aux commandes de billets des agences.
L'introduction de la nouvelle solution ne s'est pas faite sans craintes et défis. En fin de compte, il n'est jamais facile de réorganiser des processus existants sous une forme complètement nouvelle. Au départ, il y a eu par exemple des problèmes avec l'interfaçage DHL, qui ont toutefois pu être résolus. À présent, la demande pour l'utilisation du MünzMarktplatz ne cesse d'augmenter et en vaut visiblement la peine. Alors qu'un rouleau d'argent liquide coûte quelques centimes de plus au guichet, il ne coûte que 15 centimes sur le portail de pièces. Cela permet donc au client de réaliser des économies tangibles.
La combinaison du recyclage et de la vente directe avec la révision de la perception des frais propres à la maison a permis à la Sparkasse Barnim de réduire considérablement les coûts restants pour la gestion des pièces.
En fin de compte, la nouvelle solution a permis de corriger sensiblement les inefficacités dans la gestion des espèces. Ainsi, la Sparkasse Barnim a pu réduire le nombre d'instances impliquées dans le traitement et la comptabilisation des pièces – ainsi que les quantités de pièces excédentaires à retourner à la Banque centrale. Le système de recyclage et la vente directe y ont particulièrement contribué, car cela a permis de réduire les processus de stockage et la gestion des valeurs monétaires. Les canaux de distribution et de logistique élargis, comme l'ajout de nouveaux domaines de services pour le prestataire de services de valeur mandaté, sont également avantageux. Cela permet enfin à la Sparkasse Barnim de réagir avec plus de flexibilité à la demande du marché et de minimiser les coûts associés à la gestion des pièces.
Wolfgang Kohl est responsable de la gestion de la trésorerie à la Sparkasse Barnim.
Bernd Hohlfeld est membre du conseil d'administration du groupe Alvara Cash Management, Leipzig.
– Publié le 27 février 2019 dans le Sparkassenzeitung en ligne –