Avec l'accord du Conseil fédéral sur la loi sur les opportunités de croissance, c'était décidé : à partir du 1er janvier 2025, les entreprises devront émettre et recevoir (pouvoir) des factures électroniques. Pour réussir la transition des factures papier et des factures PDF, apparemment plus simples, vers le format de facture électronique, il faut prendre en compte certains aspects.
Réglementé par la loi
Ce qui jusqu'à présent était une simple possibilité deviendra obligatoire dans quelques mois : la facturation par facture électronique, dite e-facture. L'émission, la transmission, la réception ainsi que le traitement de la facture dans un format structuré, électronique, sont des prérequis pour se conformer à l'obligation de facturation électronique. En même temps, elles doivent se conformer aux normes de facturation de l'UE EN 16931 (directive 2014/55/EU du 16.04.2014).
Toutefois, les organisations ne doivent pas se séparer immédiatement des factures papier et autres. Une période de transition est prévue jusqu'au 31/12/2026. En cas de chiffre d'affaires annuel inférieur à 800 000 euros, le traitement est même possible jusqu'à fin 2027. Aussi longtemps, les factures papier ainsi que les factures électroniques qui ne respectent pas le nouveau format prescrit peuvent être échangées entre l'expéditeur et le destinataire. Dans ce cas, une telle dérogation doit toutefois être spécifiquement approuvée par le destinataire de la facture.
Prio 1 : Réception des e-factures
À partir de l'année prochaine, toutes les entreprises en Allemagne doivent donc être au moins en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques selon les nouvelles exigences. Même les petits entrepreneurs ou les organisations qui ne servent que des clients privés (entreprises B2C) devraient vérifier si la réception des e-factures peut déjà être mise en œuvre au changement d'année. Car les fournisseurs pourraient par exemple passer complètement à ce format.
Mais : Pour les factures que les entreprises adressent à leurs consommateurs finaux, l'accord pour l'e-facture reste nécessaire.
Choix du format
C'est la théorie. Mais quelles étapes logiques en découlent ? Quel format les entreprises peuvent-elles choisir à l'avenir ? La loi sur les opportunités de croissance ne donne pas de réponse claire par manque de prescriptions de format. Mais le ministère fédéral des finances (BMF) a dans son. Ainsi, par exemple, les formats XRechnung et ZUGFeRD répondent aux exigences, alors que les documents purement PDF ne le font pas.
Le standard XRechnung a été développé comme un format strictement structuré conformément aux exigences de la série de normes EN 16931 et est donc reconnu au niveau national. Grâce à l'échange de données basé sur XML, les contenus peuvent être traités automatiquement. Depuis quelques années, le XRechnung est également utilisé pour les marchés publics et a déjà fait ses preuves.
En plus de ces formats strictement structurés, il existe des formats hybrides qui répondent à toutes les conditions nécessaires - notamment ZUGFeRD. En tant que format de données hybride, ZUGFeRD intègre dans un document PDF (PDF/A-3) des données de facturation structurées en format XML. Lors de la transition vers ce format, il faut cependant noter que ce n'est qu'à partir de la version 2.0.1 que la norme EN 16931 est entièrement satisfaite.
Factures électroniques au quotidien
Vu le peu de temps restant, certains entrepreneurs pourraient maintenant avoir des gouttes de sueur sur le front. Pourtant, la transition vers la réception, l'émission, la transmission et le traitement des e-factures d'ici 2025 peut se faire rapidement et efficacement avec une solution adaptée.
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En relation avec le logiciel Cash Center, cela représente une valeur ajoutée supplémentaire pour un processus de facturation efficace. En effet, grâce à Pecunia, les données de base et les services rendus peuvent être transférés dans Fakturio. Ainsi, l'ensemble du processus est effectué de manière numérique et automatisée. Le risque de ne pas prendre en compte les services rendus ou les conditions spécifiques aux clients, qui se cache dans le processus de facturation manuel, appartient donc au passé.
Conclusion
Les avantages des e-factures sont nombreux : elles éliminent les processus physiques gênants, économisent du temps de travail et des coûts et augmentent la transparence dans le traitement des factures. Par conséquent, les entreprises ne devraient pas voir les factures électroniques uniquement comme une obligation désagréable, mais pour ce qu'elles sont : de véritables aides au quotidien.
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