Smartes Backoffice: Tresorbestände per App erfassen und kontrollieren
Ob in der Filiale oder in der Zentrale – Automatisierung, intuitive Bedienung und zentrale Auswertungen sind heute der Schlüssel für effiziente und erfolgreiche Kassenprozesse. Doch in der Praxis bleiben die Potenziale beim Verwahren und Verwalten physischer Zahlungsmittel wie Bargeld oder Gutscheinen häufig unausgeschöpft. Auch weil das Verständnis davon fehlt, was alles möglich ist. Schließlich kann der Tresor mit digitaler Unterstützung mehr als ein reiner Aufbewahrungsort sein.
Unterschätzter Aufwand „Tresor“
Die mediale Berichterstattung scheint zunehmend in eine Richtung zu gehen: „Bargeld verschwindet!“ Auch eine aktuelle Anti-Bargeld-Kampagne wettert gegen Münzen und Banknoten. Doch im Alltag von Filialbetrieben – ob Einzelhändler, Baumärkte, Tankstellen, Drogerien oder Lebensmittelketten – ist Bargeld längst nicht wegzudenken. Täglich fließt eine große Menge über die Kasse und will abends sicher im Tresor aufbewahrt werden. Was nach einfacher Routine klingt, stellt in Wirklichkeit einen aufwendigen Prozess dar. Klare Abläufe, geregelte Verantwortlichkeiten und kontinuierliche Kontrollen sind Voraussetzung für den Erfolg.
Dabei gestaltet sich der Aufwand hinter den Kulissen ressourcenintensiv und komplex: Gerade das Kontrollieren, Dokumentieren und Abstimmen von Zählungen wie auch die Ausgabe von Wechselgeld erfolgt meist analog. Dass damit eine höhere Fehleranfälligkeit, Ineffizienz und meist auch Intransparenz einhergehen, erfahren die meisten Filialisten am eigenen Leib.
Wandel mit System
Ergebnisse manueller Zählungen und Ausgaben von Wechselgeld auf Papier oder in Excel-Listen festzuhalten, sollte daher abgeschafft werden, um Kosten zu sparen, Zeit zu gewinnen und die Dokumentation zu erleichtern. Digitale Tools wie Interactive Cash Control (ICC) zeigen, dass der tägliche Prozess im Backoffice auch anders erfolgen kann: nämlich deutlich schneller, transparenter und durchgängig digital.
Via Plattform oder – noch komfortabler – via App lassen sich Tresorbewegungen wie Ein- und Auszahlungen digital erfassen und Wechselgeld und Starterkits zum Schichtbeginn herausgeben. Was im ersten Moment banal klingt, kann den Arbeitsalltag im Tresormanagement wesentlich erleichtern.
Regelmäßige Kontrolle der Tresorbestände
Neben der digitalen Erfassung von Tresorbewegungen ist eine regelmäßige Kontrolle unerlässlich. Wird diese digitalisiert und automatisiert, gewinnt der Prozess an Effizienz und Zuverlässigkeit. Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Bargeldbestände sind somit garantiert.
Bestandserfassung per App
Mit der ICC App lassen sich Bargeldbestände, Bargeldbewegungen und bereits gepackte Safebags direkt per Smartphone oder Tablet erfassen. Da Mitarbeiter nicht mehr auf manuelle Listen und Tabellen angewiesen sind, ist eine schnelle und präzise Dokumentation der Bestände möglich.
Intuitive und papierlose Bedienung
Wer noch mit komplexen Abläufen oder veralteten Tools kämpft, wird sich nach benutzerfreundlicheren Anwendungen sehnen. Diese erleichtern es den Mitarbeitern nicht nur, ihre täglichen Aufgaben auszuführen, sondern helfen auch dabei, Fehler zu minimieren und Zeit zu sparen.
Erinnerungsfunktion für Kontrollzählungen
„Einmal zählen, bitte!“ Zu stressigen Stoßzeiten die Kontrollzählung nicht aus den Augen zu verlieren, kann Mitarbeiter herausfordern. Daher schickt die ICC App im entscheidenden Moment dank Erinnerungsfunktion eine Push-Benachrichtigung an Verantwortliche. So geraten keine wichtigen Überprüfungen und Kontrollzählungen in Vergessenheit.
Automatischer Abgleich mit Soll-Erwartung
Auch der automatische Abgleich von Ist-Werte aus Kontrollzählungen mit den erwarteten Soll-Werten des Tresors gehört zum Funktionsumfang der App. Differenzen aufgrund fehlerhafter oder vergessener Erfassungen bleiben aus. Abweichungen werden sofort erkannt und können von Teammitgliedern entsprechend bearbeitet werden.
Automatische Differenzerfassung und Datenübergabe
Sind die Differenzen aus dem oben angeführten Abgleich automatisch berechnet, bietet die ICC App zudem die Option, die Daten direkt an die Buchhaltung zu übermitteln. Dies erleichtert und automatisiert die Nachverfolgung und Klärung von Unstimmigkeiten.
Zusätzliche Dokumentation per Foto
Für eine umfassende Dokumentation können Mitarbeiter Fotos von Bargeldbeständen oder Safebags unmittelbar in der App aufnehmen und speichern. Prozesse gewinnen dadurch an Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Digitale Unterschrift in der App
Digitale Unterschriften bei Haftungsübergängen können innerhalb der Anwendung geleistet werden und so ist eine dokumentierte Übergabe an den Wertdienstleister stets gegeben. Damit lässt sich das Vier-Augen-Prinzip dokumentieren und Mitarbeiter bekommen ein revisionsunterstützendes Tool für die Bestandskontrolle an die Hand.
Zentrale Auswertung in der ICC-Plattform
Interne Auswertungen sind essenzielle Grundlage für datenbasierte Entscheidungen. Da sich in der Plattform alle wichtigen Informationen zentral abrufen lassen, sind auch die umfassende Analyse von Kontrollzählungen und Differenzen über alle Filialen hinweg einfach umzusetzen.
Gewinn für die Filiale: moderne Tresorverwaltung
Tresore sollten heute mehr leisten, als Geld sicher zu verfahren. Dass sie das auch können, zeigen technische Hilfsmittel. Mit ihnen sind Effizienz, Transparenz und Verlässlichkeit keine Wunschvorstellungen mehr, sondern gelebte Arbeitspraxis. Wer seine Tresorverwaltung also digitalisiert und automatisiert steuert, legt den Grundstock für ein modernes Bargeldmanagement im Backoffice der Filialen. Das schließt dank durchdachter Schnittstellen auch die Kommunikation mit dem Wertdienstleister ein. So bleiben Bargeldbewegungen selbst außerhalb der Filiale nachvollziehbar und werden in Echtzeit dokumentiert.