Back office intelligent : enregistrement et suivi des stocks de coffre-fort via notre application
De nos jours, que ce soit en agence ou au siège d’une entreprise, l’automatisation, les opérations intuitives et les évaluations centralisées sont des composantes clef pour assurer l’efficacité et la réussite des processus de gestion du cash. Mais en pratique, les acteurs concernés ne se préoccupent que rarement du potentiel de stockage et de gestion des méthodes physiques de paiement comme les espèces ou les bons d’achat. Une des raisons pour ce manque d’action est qu’ils ne sont même pas au courant des solutions qui sont à leur disposition. Après tout, avec des solutions d’assistance digitales, un coffre-fort peut devenir bien plus qu’un outil de stockage sécurisé.
Un outil sous-estimé : le coffre-fort
Les médias semblent parler de plus en plus de la « fin du cash ». Une campagne anti-cash a d’ailleurs commencé récemment, pointant du doigt les billets et les pièces. Mais au niveau des opérations quotidiennes des entreprises de services ou commerciales, que ce soit des commerces de détail, des chaînes de bricolage, des stations-service, des pharmacies ou des épiceries, les espèces sont loin d’être obsolètes. De grandes quantités de cash sont encaissées au quotidien et doivent être stockées dans un coffre-fort à la fin de la journée. Ce processus, qui pourrait être considéré comme une tâche quotidienne simple, cache en fait de nombreuses opérations chronophages. Les procédures de rapprochement, les responsabilités définies, et le suivi continu des stocks sont des composantes clef pour assurer un fonctionnement optimal.
En coulisses, ces processus nécessitent beaucoup de ressources humaines du fait de leur complexité : en particulier, le comptage, le reporting, les rapprochements, ainsi que la distribution de monnaie sont effectués de manière manuelle. La plupart des opérateurs d’agence locale ont été confrontés personnellement aux conséquences d’erreurs, d’inefficacité ou d’un manque de transparence.
De la monnaie avec un système
L’enregistrement manuel des comptages et des distributions de monnaie sur des feuilles de papier ou des tableaux Excel est une pratique qui devrait appartenir au passé : cela permettrait de réduire les coûts, de gagner du temps, et de rationnaliser le travail de documentation lié. Les outils digitaux existants comme Interactive Cash Control (ICC) démontrent que les processus back office au quotidien peuvent fonctionner différemment : bien plus rapides, plus transparents et 100% digitaux.
Via notre plateforme – voire notre application encore plus pratique – les mouvements de stock du coffre-fort comme les dépôts et les retraits peuvent être enregistrés de manière digitale, alors que les fonds de caisse peuvent être préparés et édités au début de chaque prise de poste. Ces processus digitaux, qui pourraient sembler simples à première vue, peuvent simplifier les tâches de gestion de coffre de manière significative.
Un suivi régulier des niveaux de stock des coffres
En plus de l’enregistrement digital des mouvements de stocks des coffres, des vérifications régulières des stocks sont vitales. Si ce processus est digitalisé et automatisé, on gagne en efficacité et en fiabilité. On garantit ainsi la traçabilité et la transparence des inventaires.
Enregistrement des inventaires via l’application
Avec l’application ICC, les inventaires et les mouvements de stocks d’espèces et de pochettes déjà prêtes peuvent être enregistrés directement sur un smartphone ou une tablette. Puisque les collaborateurs n’ont plus besoin de listes manuelles ou de tableaux Excel, l’enregistrement de ces inventaires est plus rapide et fiable.
Fonctionnement intuitif et dématérialisé
Les personnes qui ont du mal à travailler avec des processus ou des outils dépassés seront ravies de disposer d’applications beaucoup plus conviviales. Elles permettent non seulement de faciliter les tâches quotidiennes pour les équipes, mais également de réduire les erreurs et de gagner du temps.
Fonctionnalité de rappel pour les vérifications d’inventaires
« C’est l’heure de compter » : il peut être compliqué de ne pas oublier d’effectuer des comptes de contrôle lors de périodes chargées. C’est pourquoi l’application ICC envoie une notification push aux personnes responsables des décomptes de coffre lorsque c’est nécessaire pour s’assurer que cette vérification importante ne soit pas oubliée.
Comparaison automatique avec les valeurs attendues
L’application propose également une fonctionnalité de comparaison automatique des valeurs relevées lors de comptages de contrôle par rapport aux valeurs théoriques attendues. Les différences causées par des enregistrements incorrects ou oubliés sont ainsi évitées. Les écarts sont identifiés immédiatement et peuvent être traités par les membres des équipes concernées.
Détection automatique des écarts et transfert de données
Une fois que les différences ont été calculées lors de la comparaison, l’application ICC propose également une fonctionnalité optionnelle pour envoyer les informations directement au service comptabilité. Ceci simplifie et automatise le suivi et la résolution des problèmes de cohérence.
Documentation photo supplémentaire
Pour assurer une documentation complète, les collaborateurs peuvent prendre et stocker des photos des inventaires de cash ou de pochettes directement dans l’application. Cela apporte un niveau supplémentaire de transparence et de traçabilité au processus global.
Signature digitale dans l’application
Les signatures digitales dans le cadre du transfert de responsabilité peuvent être enregistrées directement dans l’application afin d’assurer une documentation complète des remises d’espèces aux transporteurs de fonds. Le processus fonctionne selon la règle des deux hommes pour plus de sécurité et offre aux employés un outil conforme aux normes pour le contrôle des stocks d’espèces.
Analyse centralisée sur la plateforme ICC
Les rapports internes sont une base essentielle pour prendre des décisions basées sur des données. Puisque toutes les informations importantes peuvent être extraites de manière centralisée grâce à la plateforme ICC, les analyses complètes des contrôles de décomptes et de différences constatées dans toutes les agences sont faciles à mettre en œuvre.
Avantages pour les agences : une gestion moderne des coffres-forts
Aujourd’hui, les coffres-forts doivent offrir des fonctionnalités supplémentaires, pas juste une solution de stockage sécurisé d’espèces. Les outils modernes à notre disposition montrent que des fonctionnalités supplémentaires sont possibles. Grâce à ces outils, l’efficacité, la transparence et la fiabilité ne sont plus des objectifs utopistes mais une composante à part entière des opérations quotidiennes. Ceux qui digitalisent et automatisent leur gestion de coffre-fort posent des bases saines pour une gestion moderne du cash dans leur back office, notamment une communication fluide avec les transporteurs de fond, grâce à des interfaces bien pensées. Ceci permet de s’assurer que les mouvements de cash même en dehors des agences demeurent traçables et sont documentés en temps réel.