Gestion digitale de coffre-fort : la sécurité rencontre l’efficacité

Les coffres-forts représentent le centre névralgique de la sécurité dans toutes les agences et commerces. Ils protègent les espèces, les valeurs et les documents sensibles de tout accès non autorisé. Cependant, en plus du côté sécuritaire, un autre aspect devient de plus en plus important : la gestion efficace de ces coffres-forts. Les processus manuels, les listes papier et une documentation incohérente sont malheureusement souvent monnaie courante, en particulier dans les entreprises comprenant plusieurs points de vente, comme les commerces ou les agences bancaires, ce qui peut être synonyme d’erreurs, de retards et de vérifications très chronophages. Grâce à la gestion digitale des coffres-forts via une application, les entreprises peuvent traiter ces problèmes avec une solution moderne.

Le cash - indispensable, mais onéreux

Une étude menée par l’institut EHI Retail Institute a montré que la part du cash dans les ventes effectuées par le secteur du commerce de détail en Allemagne a baissé de 2% pour atteindre 35,5% des ventes en 2023. Cependant, cette part représente toujours approximativement 172 milliards d’euros d’achats qui sont ainsi payés en espèces en caisses. Malgré l’utilisation croissante des cartes bancaires, le cash demeure une composante essentielle pour effectuer des transactions.

Cependant, la gestion manuelle de ce cash est chronophage et source d’erreurs. Le manque de transparence en temps réel ne facilite pas le contrôle des mouvements d’espèces, ce qui peut entraîner des retards liés à l’identification des écarts. De plus, les règles d’accès peu claires et les processus non-structurés génèrent des risques de sécurité car il n’y a pas de suivi continu et digital des transactions. Ceci entraine des tâches supplémentaires, en particulier à la fin de la journée : des écarts peuvent être constatés entre les données des caisses enregistreuses et les soldes réels, qu’il faut donc arriver à rapprocher en vérifiant les reçus.

Du cash dans les coffres-forts : sécurisé mais pas efficace

Bien que de nombreuses entreprises utilisent déjà des systèmes de caisses enregistreuses modernes, la transparence digitale se termine généralement au niveau du coffre-fort. La sécurité des espèces n’est pas juste une question de stockage : elle commence avec l’administration. Dans ce cadre, un aspect central est la transparence des dépôts et des retraits d’espèces, par exemple pour préparer les fonds de caisses, les mouvements manuels comme les échanges et le décompte de caisse et le stockage pour la nuit à la fin de la journée de travail. Mais trop de questions n’ont souvent pas de réponse : comment ces mouvements sont-ils documentés, qui a eu accès au cash et quand ? Les transactions sont-elles tracées correctement ? Les soldes de caisse peuvent-ils être transférés en temps réel et ainsi vérifiés par la même occasion ? Selon l’Association for Financial Professionals, le fait de gérer ces processus manuellement mobilise jusqu’à 40% du temps de travail de leurs équipes.

Des études montrent également que des processus inefficaces de gestion du cash dans le secteur du commerce de détail coûtent jusqu’à 1,8% du chiffre d’affaire annuel. Le manque de transparence pose particulièrement problème : si les mouvements de cash ne sont pas documentés précisément, les personnes responsables de ces aspects ne bénéficieront pas d’une vue d’ensemble. Ceci entraîne souvent des niveaux de stock incorrects, des définitions de responsabilités peu claires ou des retraits non documentés, ce qui peut engendrer des recherches d’irrégularités coûteuses.

En plus des risques financiers, des problèmes de sécurité peuvent également survenir. Une question clef à ce niveau est : quels processus de protection encadrent les retraits ? Dans de nombreuses entreprises, il n’y a pas de contrôles d’accès clairs, ce qui veut dire que des mouvements de cash non-autorisés peuvent être effectués sans être repérés. La combinaison d’une administration inefficace et de processus non-structurés rend le traçage des stocks de coffres-forts presque impossible sans commettre des erreurs régulièrement.

Gestion digitale de coffres-forts via une application

Si vous ne vous assurez pas d’une excellente transparence dans la gestion du stock de votre coffre-fort, vous perdez en efficacité et vous courrez le risque de générer des pertes ou des problèmes imprévus de disponibilité de cash. Pour surmonter ces défis, les entreprises peuvent compter sur des solutions digitales de gestion de coffre-fort. Elles permettent une documentation intuitive et efficace des inventaires de coffre, effectuée directement dans l’agence concernée.

L’application Retail 360 d’ALVARA est un exemple de ce type de gestion digitale de coffre-fort. En effet, cette application digitalise et optimise les processus centralisés liés au cash, de la gestion des coffres-forts aux commandes d’espèces et à la remise de pochettes à des convoyeurs de fonds. Le résultat ? Des processus efficaces et des risques sécuritaires considérablement réduits.

• Documentation des inventaires de coffre-fort en temps réel : 
  les employés enregistrent les dépôts et les retraits directement et intuitivement sur l’application, ce qui assure une transparence et un contrôle optimums. En effet, ce suivi est disponible directement pour l’entreprise de manière électronique.
   
• Processus optimisés :
  Du remplissage des caisses enregistreuses aux opérations de vidage et à la réception de commandes de monnaie, toutes les transactions sont documentées de manière digitale et traçables instantanément.
   
• Une sécurité optimisée grâce à des droits d’accès clairs :
  Les inventaires, le principe de double contrôle avec signature physique ou digitale, ou la définition des droits d’utilisateurs de manière individualisée permettent d’éviter des interventions non-autorisées.
   
• Intégration dans des systèmes existants :
  La gestion digitale de coffres-forts peut être intégrée de manière flexible dans des systèmes comptables et de caisses enregistreuses, et elle permet de gérer des inventaires de cash en temps réel, que ce soit pour obtenir des valeurs numéraires totales ou des décomptes par type de pièces/billet.
   
• Fonctionnalités supplémentaires pour une plus grande efficacité : 
  Des fonctionnalités supplémentaires comme les commandes automatiques de monnaie garantissent une fourniture optimisée de cash, évitent les problèmes de goulet d’étranglement ou les surplus non-nécessaires.
   
• Une plateforme indépendante :
  Un simple navigateur web suffit – une solution moderne doit être utilisable facilement pour offrir une flexibilité maximale.

Conclusion

La gestion manuelle traditionnelle des coffres-forts, que ce soit via des documents papier ou des listes Excel, atteint de plus en plus ses limites pour ce type d’opération. Les solutions digitales via une application permettent d’éviter ces soucis en automatisant des processus, en assurant une grande transparence et en augmentant la sécurité. Les entreprises qui se fient à ces technologies bénéficient d’une gestion du cash plus efficace, réduisent les sources d’erreur et peuvent déployer leurs ressources d’une manière plus ciblée. A une époque où l’efficacité et la sécurité sont cruciales dans les opérations de succursales, la gestion digitale de coffre-fort représente une grande avancée pour le futur.

L’efficacité, la sécurité et la transparence sont trois concepts qui vous semblent importants ? Alors n’attendez plus, contactez-nous pour que nous voyions ensemble comment digitaliser vos opérations de gestion de coffre-fort !