Interactive Cash Control : atteindre la maîtrise digitale des processus de gestion du cash en trois étapes

Des processus liés au cash plus rapides, simples et efficaces ne devraient pas faire figure de vœu pieu pour les commerces. Ceux qui continuent de compter sur des processus manuels monopolisent des ressources de manière inutile, ont du mal à conserver une vue d’ensemble, sont sujets à des erreurs et, en définitive, génèrent des coûts supplémentaires. La bonne nouvelle pour eux est qu’une solution existe déjà pour les aider à évoluer dans la bonne direction: Interactive Cash Control.

Des processus de gestion du cash supportés par une solution logicielle

ALVARA Interactive Cash Control (ICC) est une plateforme qui donne accès à des processus efficaces de gestion du cash tout en offrant une maîtrise et une sécurité optimales. Elle cartographie et automatise les workflows de manière digitale, et sert d’outils pour simplifier significativement la gestion quotidienne du cash dans les commerces, de la commande aux dépôts d’espèces en passant par la gestion des coffres-forts, la communication avec les transporteurs de fonds, l’authentification de l’identité des convoyeurs, et la manière dont les pochettes, les commandes, et les paiements entrants et sortants sont suivis et tracés.

NB: Les banques et les institutions d’épargne bancaire bénéficient également de cette plateforme. Avec des commandes d’espèces efficaces, des remises aux transporteurs de fonds gérées de manière électronique, des enregistrements et une facturation numériques des clients professionnels, et des rapprochements bancaires facilités, cette solution contribue à offrir une gestion sécurisée et transparente du cash.

La réelle valeur ajoutée devient évidente lorsqu’on prend un peu de recul. Des processus qui entraineraient des perturbations des systèmes dans d’autres cas, ou qui sont parfois traitées séparément par différentes parties prenantes, sont regroupés et automatisés dans une seule interface. Les agences locales comme les sièges sociaux et les transporteurs de fonds sont connectés de manière continue via la plateforme.

Une mise en œuvre réussie en trois étapes

Plus de 12 500 commerces et agences bancaires travaillent déjà avec des solutions ALVARA. L’expérience acquise grâce à ces projets a été intégrée dans une approche structurée et orientée utilisateurs. Elle procure un maximum de clarté, elle définit les responsabilités des différentes parties prenantes, et garantit que l’intégration technique et les processus organisationnels fonctionnent en synergie.

Avant de pouvoir installer et utiliser ICC, les commerces doivent compléter les trois étapes clairement définies ci-après:

Etape 1: Track & Trace (assurer un suivi)

La première étape vise principalement à créer des fondations solides. Elle consiste à importer les données de base de la succursale dans ICC. De plus, les commerçants doivent déclarer ALVARA auprès la banque centrale via un formulaire de mise à jour des données pour qu’ALVARA reçoive une copie des données concernées. Ensuite, ils doivent informer les transporteurs de fonds qu’ils sont désormais clients d’ALVARA afin de préparer la collaboration.   

Un avantage clef de cette phase est que les processus existants des succursales et les méthodes de comptabilité demeurent inchangés. Les employés ne souffrent d’aucune interruption de service, tout continue comme avant. La mise en œuvre du logiciel ne nécessite aucun travail de programmation particulier, ce qui permet un déploiement rapide.

A la fin de cette étape, les données initiales sont déjà disponibles dans ICC, notamment les informations concernant les remises d’espèces, leur réception en centre-fort, les résultats de comptages, et les dépôts à la banque centrale.

Etape 2: intégration du système de comptabilité

Grâce aux interfaces API, ICC est parfaitement adapté pour une intégration facile dans de nombreux types d’environnements IT. Quel que soit le système de comptabilité utilisé, des interfaces peuvent être mises en place rapidement. Ceci permet un échange de données Track and Trace (suivi), de comptages et de dépôts.

Ainsi, les systèmes de comptabilité peuvent être alimentés automatiquement avec les données générées. Il n’est plus nécessaire d’importer manuellement des fichiers envoyés par les transporteurs de fonds. La résolution de problèmes d’écarts basés sur des données de contenants (pochettes numérotées) devient facile, et les reçus électroniques de dépôts peuvent être retrouvés et vérifiés rapidement par les utilisateurs.

Etape 3: Intégration des caisses enregistreuses et des systèmes ERP

Grâce une connexion au système de gestion des marchandises, les données de pochettes de dépôt, les remises de fonds et les valeurs théoriques, ainsi que les données de comptage (en particulier pour identifier des écarts) peuvent être échangées automatiquement dans les deux directions. Si les données de pochettes ont déjà été enregistrées par les collaborateurs du commerce dans le système de caisses enregistreuses, elles peuvent également être intégrées.

Pour les entreprises à la recherche d’un back office dématérialisé, flexible et mobile, cette étape comprend également l’introduction de l’application ICC. Elle permet en effet de contrôler les processus liés au cash de manière digitale, non seulement via l’application web mais également via des terminaux mobiles. Si des smartphones, tablettes ou autres terminaux mobiles de données sont disponibles, l’entreprise peut faire un grand pas en avant vers une configuration ultra moderne.

De la théorie à la pratique

Un système de gestion du cash centralisé, transparent et sécurisé n’a pas besoin d’être complexe pour être efficace. Avec notre modèle de mise en œuvre en trois étapes, ICC peut être introduit de manière structurée et prévisible, et intégré durablement dans les opérations quotidiennes des collaborateurs pour offrir une plus grande efficacité et réduire leur charge de travail.

Êtes-vous prêts à gérer vos processus liés au cash avec plus d’efficacité, de transparence et de sécurité? Si c’est le cas, vous n’êtes qu’à trois étapes de pouvoir utiliser ICC. Nous vous invitons à nous contacter pour entamer une première conversation sans obligation d’achat bien sûr