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La confiance est une bonne chose, mais le contrôle demeure la meilleure solution pour ne pas avoir de mauvaises surprises : ce principe s’applique particulièrement bien aux processus liés aux espèces dans les commerces. Dès que des grandes quantités de pièces et de billets de banque sont déplacés, traités et enregistrés au quotidien, les personnes responsables de ces aspects ne doivent rien laisser au hasard en matière de sécurité. Avec l’essor de la digitalisation, de nouveaux points d’attaque s’ouvrent pour les cybercriminels. Ainsi, dans le cadre d’une sélection de logiciel, le critère « pentest » (ou test d’intrusion) devrait toujours avoir une importance majeure.

« Nous n’acceptons pas les espèces ! » : cette phrase est aujourd’hui de plus en plus répandue dans les restaurants, cafés, magasins et hôtels. Cependant, la ville de Genève a décidé de mettre fin à cette tendance : les paiements en espèces doivent dorénavant continuer à être acceptés.

Entre les ruptures et les surstocks, les commerces essayent au quotidien d’atteindre un équilibre entre avoir trop et passez de monnaie dans leurs caisses enregistreuses. Ce qui semblerait à première vue être un objectif facile à atteindre est en réalité un vrai défi, en particulier quand des processus manuels sont au cœur du comptage des espèces ou du rapprochement bancaire. Cependant, rien qu’en introduisant quelques mesures de digitalisation au niveau du coffre-fort et des processus de back-office, des gains de productivité significatifs peuvent être atteints, notamment grâce au passage à des reçus dématérialisés pour les livraisons de monnaie.

De nos jours, que ce soit en agence ou au siège d’une entreprise, l’automatisation, les opérations intuitives et les évaluations centralisées sont des composantes clef pour assurer l’efficacité et la réussite des processus de gestion du cash. Mais en pratique, les acteurs concernés ne se préoccupent que rarement du potentiel de stockage et de gestion des méthodes physiques de paiement comme les espèces ou les bons d’achat. Une des raisons pour ce manque d’action est qu’ils ne sont même pas au courant des solutions qui sont à leur disposition. Après tout, avec des solutions d’assistance digitales, un coffre-fort peut devenir bien plus qu’un outil de stockage sécurisé.

Les moyens de paiement cashless continuent de prendre le dessus sur les espèces. Dans une étude récente conduite par la Bundesbank (Banque Fédérale d’Allemagne), 44% des personnes interrogées ont répondu qu’elles préfèrent payer avec une carte bancaire ou un moyen de paiement similaire. 28% préfèrent toujours utiliser du cash, et à peu près la même proportion demeure partagée entre les deux. Cette évolution soulève de nombreuses questions pour les entreprises : dans ces conditions, est-ce qu’un approvisionnement sécurisé en espèces peut être maintenu en tout fiabilité ? Quel rôle peuvent la réglementation, la digitalisation et les systèmes informatiques jouer dans ce contexte ? Frank Detlef Mayrle, Directeur Général de la société de transport de fonds HEROS Geld- und Werttransport GmbH et Directeur des Tâches Spéciales à la banque Sparkasse Leipzig, nous dévoile son point de vue sur un modèle économique situé entre la tradition et la transformation digitale.

Vous avez des projets complexes liés à la gestion du cash ? Nos chefs de projet peuvent vous aider à les concrétiser en prenant de la hauteur et ainsi toujours conserver une vue d’ensemble globale. Ils apportent la structure nécessaire à toutes phases d’un projet, ils font le lien entre les parties prenantes, les besoins et les technologies disponibles, afin de créer les fondations idéales pour que votre projet se déroule sans accrocs. Dotés d’un réel sens des priorités et d’un grand dynamisme ainsi qu’une dose conséquente d’empathie, ils sont la pierre angulaire pour mener les projets de nos clients à bien.

Le temps passe vraiment très vite : cela faisait déjà de nombreuses années que notre plateforme ICC (Interactive Cash Control) avait prouvé sa valeur en tant que solution digitale de contrôle des processus liés aux espèces pour les chaînes de magasins, mais elle ne s’est jamais reposée sur ses lauriers. Les commerçants étaient de plus en plus demandeurs d’un back office mobile, flexible et 100% digital. Notre décision de développer notre application web existante pour y intégrer une application mobile a donc été rapide à prendre. Aujourd’hui, nous fêtons déjà les 5 ans de l’application mobile ICC.

Les systèmes ERP représentent la colonne vertébrale digitale de nombreuses entreprises, mais également des institutions financières, des commerces et des prestataires de services à haute valeur ajoutée. En effet, ils collectent des informations liées aux achats, à la gestion des marchandises, à la comptabilité ou au contrôle de gestion, et automatisent les processus internes des entreprises. Ils permettent ainsi la planification et la gestion des ressources des entreprises. Cependant, lorsqu’il s’agit de la gestion du cash dans un centre fort, les systèmes ERP traditionnels ne sont pas d’une grande utilité. Il est nécessaire de disposer d’une suite ERP spécialisée qui cartographie de manière digitale tous les processus liés au cash, de la gestion des espèces à la coordination des opérations de logistiques, et qui intègre des machines conçues spécifiquement pour cette industrie. Il est capital d’examiner et d’évaluer cette dimension lors du processus d’achat du matériel afin d’éviter de se retrouver dans une situation de dépendance envers le fabricant.

Les coffres-forts représentent le centre névralgique de la sécurité dans toutes les agences et commerces. Ils protègent les espèces, les valeurs et les documents sensibles de tout accès non autorisé. Cependant, en plus du côté sécuritaire, un autre aspect devient de plus en plus important : la gestion efficace de ces coffres-forts. Les processus manuels, les listes papier et une documentation incohérente sont malheureusement souvent monnaie courante, en particulier dans les entreprises comprenant plusieurs points de vente, comme les commerces ou les agences bancaires, ce qui peut être synonyme d’erreurs, de retards et de vérifications très chronophages. Grâce à la gestion digitale des coffres-forts via une application, les entreprises peuvent traiter ces problèmes avec une solution moderne.

Les processus digitaux sont synonymes d’efficacité et de compétitivité pour l’économie. Ce n’est donc pas surprenant que la digitalisation soit un sujet prioritaire pour 9 entreprises sur 10. Cependant, leurs efforts ne se concrétisent pas toujours en résultats tangibles, notamment à cause d’un manque de connaissances et d’outils adéquats. Les étapes décisives pour assurer une issue positive sont les suivantes : tout d’abord les personnes en charges de ces aspects doivent mettre en lumière et évaluer leurs processus puis développer une stratégie, sinon ils reposeront sur une série d’actions non organisées. Une fois que les fondations ont été posées, les opérations de digitalisation et d’automatisation peuvent alors être mises en place. Ceci s’applique également aux institutions financières, aux commerces et aux convoyeurs de fonds qui veulent rendre leurs opérations de gestion du cash plus « intelligentes », plus sécurisées et plus efficaces.